プレゼンを成功させるために必要なこと。
それは「準備」です。
準備をするなんて当たり前のことですし、準備をしなければプレゼンはできません。
でももしも、あなたが当たり前だと思っていた準備の方法が実は間違っていたら？
そもそも、どんな準備をすればいいのかわからないまま、プレゼン本番に向かっているのだとしたら、きっと不安を抱えたままプレゼン当日を迎えることになります。
そんな不安を取り除き、プレゼンを成功させるために、どのような準備が必要なのかをお伝えしていきたいと思います！
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
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目次
プレゼン資料を作り始める前にやっておくべきこと
聴き手を知っておこう
聴き手がどんな人物であるか知ることはとても重要な準備です。
「聴き手がどんな人かなんてすでに知ってるよ！」
と思われた方、本当に知っていますか？
例えば、あなたが家庭用のプリンターを販売していたとしましょう。
あなたが販売するプリンターは、家庭用の中でもプロ仕様で、以下の特徴があるとします。
- 2つの用紙カセットがついており、A4用紙とB5用紙を同時に補給することが可能
- 印刷速度は従来よりも1.3倍早い
- 印刷の仕上がりもとても綺麗
- Wifi接続ができるので設置場所が自由に決められる
このプリンターをプレゼンする際には、もちろん全ての特徴を伝える必要があります。
ですが、このプリンターを聴き手にもっと興味を持ってもらうために、もう一歩踏み込んで伝えましょう。
それは、聴き手にとってのメリットを伝えるということです。
聴き手にとってのメリットというのは、その商品を購入して使用することで、どんな良い未来があるのかを伝えてあげることです。
そのためには、商品の特徴を深掘りしたメッセージが必要となっていきます。
例えば、副業で転売ビジネスやネット通販をしている人に向けてのプレゼンでしたら、以下のように伝えることができます。
宅配便の配送用紙はほとんどがB5サイズです。しかし、商品を梱包する際に同封する納品書などはA4用紙で印刷することが多いですよね。
その場合、用紙サイズが1つしか補給できないと、いちいち入れ替える必要があり、この作業がとても面倒に感じます。
このプリンターなら、印刷する際にカセットを選択するだけで、手間がかからず作業がとてもはかどりますので、どんどん注文を取って発送することが出来ます！」
などと、転売ビジネスやネット通販をしている人にとってのメリットを伝え、商品がより魅力的に感じるメッセージを打ち出すことができます。
また、聴き手が文章を書くことが仕事だったとしたら以下のように伝えることができます。
今までは印刷速度が遅いために印刷をしなかった人も、このプリンターなら素早くできるため、読者と同じ環境で文章を確認することができます。
そのため、誤字脱字を発見しやすく、気になる箇所も手書きでチェック文を入れることができるので、従来よりも作業時間を短縮でき、効率が高まります。」
といった伝え方ができます。
もちろん、大多数を相手にするプレゼンの場合、全ての人が共通した悩みを抱えているわけではありません。
また、時間が無制限であれば、すべての特徴に対するメリットを細かく伝えていけばいいのかもしれません。
ですが、事前に聴き手がどんな職種で、どんなことに興味を持ち、どんなことに悩みを抱えているのかを知ることができれば、あなたは聴き手の心に刺さるメッセージを伝えることができるのです。
ですから、できる限り聴き手がどんな人物なのかを調べてみるようにしましょう。
調べ方は、聴き手に直接聞くことができるならそれが一番良い方法ですが、それが無理ならば、聴き手が興味ありそうなキーワードでインターネットを使い検索してみたり、Yahoo!知恵袋やTwitterなどで調べてみると、同じような属性の人の悩みを知ることができるかもしれません。
聴き手の立場によっても捉え方が変わる
聴き手のことを十分に理解していたとしても、聴き手の立場によって捉え方が変わってきますので、そこも注意が必要です。
たとえば、あなたのサービスを採用することで、業務が効率化され、残業時間を減らせるとします。
それをある企業にプレゼンする機会を得ました。
プレゼン相手が管理職の人であれば、部下の残業時間を減らせることで、経費を削減でき、利益をあげることができるので、コストの面で特にメリットがあることを伝えた方が良いでしょう。
現場担当者や新入社員が相手であれば、残業を減らせることで、自分の時間を多く取ることができ、飲みに行く機会が増えたり趣味に時間を使うことができるなど、自社の利益よりも個人的なメリットに焦点を当てたほうが、話を聞いてもらえます。
このように、同じ商品・サービスで同じ組織やグループの人が相手でも、相手の立場によって、伝えるメッセージが変わってくることを覚えておいてください。
プレゼンをする目的を明確にしよう
あなたがプレゼンをする目的はなんですか？
研究の成果を発表するためですか？
取り組んでいたプロジェクトの経過報告ですか？
商品やサービスを買ってもらうためですか？
プレゼンテーションには様々な目的がありますので、最初にゴールを明確にすることは、資料を作って行く上で大切な作業となります。
ゴールが明確じゃないと、
「プレゼンで聴き手を魅了したい！」
「かっこいいスライドを作ろう！」
「プレゼンが上手いと思われたい！」
といった本来の目的とは違った目的にだんだんと変化してしまうことがあります。
その結果、いつの間にかデザインや見た目ばかりに凝るようになったりするんです。
誰もがプレゼンを褒めてもらいたいと思っています。
私だってそうです！
それ自体は悪いことではありませんし、むしろそうなることはとてもいいことです。
ですが、聴き手を魅了しようとして、自分のことばかり話していたらどうですか？
スライドのデザインは素晴らしいけど、何が言いたいのかサッパリわからないプレゼンだったらどうですか？
目的を明確にして常に意識していなければ、間違った方向へと向かってしまう恐れがあります。
研究の成果を発表するなら、聴き手を魅了するよりも、研究の根拠がわかりやすく解説されているかを意識するべきです。
商品を売ろうと考えているなら、プレゼンが上手いと思われるよりも、聴き手の立場に立ってわかりやすい資料が作れているかに力を注ぐべきです。
まずは、目的を明確にして、資料作りで迷ったらもう一度目的を思い返すようにしましょう！
プレゼン資料を作り出す時に気をつけてもらいたいこと
さて、聴き手のことを知り、プレゼンの目的を明確にしたら、いよいよスライドの制作にとりかかりましょう！
と、その前に、もうひとつ決めておきたいことがあります。
それがメインメッセージです！
メインメッセージを決める
メインメッセージとは、そのプレゼンで一番伝えたいことです。
例えば『ライザップ』のメインメッセージは
「結果にコミットする」
ですよね。
3ヶ月で理想の体を手に入れる約束をしてくれています。
これが、
「当ジムは駅から近く、最新の設備で、専属のトレーナーが二人三脚で行います」
といったように、ジムとしての特徴だけをあげていたとしたら、これほどまでに流行ってはいなかったでしょう。
『ウイダーinゼリー』のメインメッセージは
「10秒チャージ2時間キープ」
で、朝の忙しい時間に朝食の代わりにこれを飲むことで、時間を短縮でき、栄養も摂取できるというメリットを伝えています。
これがもしも
「1日分のビタミンCとおにぎり1個分のエネルギーを摂取することができます」
では、消費者は、商品を使用する状況を想像することができずに、どんなメリットがあるのか分からず、購入をためらってしまうかもしれません。
つまりメインメッセージとは聴き手にとってどのようなメリットがあり、どんな変化が得られるのかが明確でなくてはいけません。
『ライザップ』の例であれば、3ヶ月後の自分の体を想像して楽しみになりますよね！
『ウイダーinゼリー』であれば、朝食を簡単に済ませることができたら、もう少し睡眠時間を取れるかもしれませんし、少し早く家を出て満員電車をさけることができるかもしれません。
あなたの提案する内容や、商品・サービスがとても素晴らしいものであればあるほど伝えたいことがたくさんあり、どれがメインメッセージになるのか悩んでしまうかもしれません。
もしくはメインメッセージとなりそうなところが3つも4つも浮かんでくるかもしれません。
ですが、ここでは、メインメッセージを一つに絞ることをオススメします！
なぜなら、いきなり3つも4つも伝えられても、聴き手としては混乱してしまいますし、情報が多すぎると消化不良を起こしかねません。
ですから、1つのメインメッセージを集中的に伝えることで聴き手の記憶に残るプレゼンを行うことができるのです。
「エレベーターピッチ」という話をご存知ですか？
上司に企画の提案を伝えに行ったけど、上司はすぐに出かける予定があったため、「1階まで降りるエレベーターの中で企画の内容を聞こう」と言われてしまい、その短い時間で企画の要点を伝えなくてはいけない。
というお話です。
もちろん、こんなことはほとんどありえませんが、短く限られた時間で伝えるならば、あなたはどんなことを真っ先に伝えたいですか？
そこで伝えたいと思えるメッセージがあなたにとってのメインメッセージとなります。
いきなりパワーポイントを立ち上げない
プレゼンスライドを作ろうとするといきなりパワーポイントを立ち上げる人がいますが、何も構成が決まっていない状況でしたら、まずは手書きで構成を考えるところから始めることをオススメします。
A4用紙を用意して、そこにいくつも四角を書いていきます。その四角の中にそのスライドのタイトルや伝えたいメッセージなどを書き込んでいきます。
この方法の良い点は、一目で全体の構成やつながりを把握できるところです。
いきなりパワーポイントで作り始めると、あとで見返したときに、話が重複してしまったり、意味のないスライドがあったり、話が繋がなかったりするミスが生じてしまうことがあります。
なぜならそれは目の前にある1枚のスライドだけを見て作業しているからです。
手書きでは効率が悪そうだと思われるかもしれませんが、一度試してみると、手書きの方が断然効率的に作業が進みますので、ぜひ試してください。
プレゼン準備のまとめ
何事にも準備は大切です。
私は一度、軽い気持ちで富士山の登山に挑んだことがあります。
友人たちとの軽いノリで特に装備を揃えず、水と薄暗い懐中電灯を持ち、寝不足のまま富士山を登り始めたのです。
結果は・・・
約8時間かけて
頂上まで登り切ることができました。
・・・そう
登り切れてしまったのです！
準備を怠ったからといって必ず失敗するわけではありません。
ちょっとした準備で成功することもあります。
ですが、経験と知恵を学び、もっとちゃんと準備していたら、もう少し楽に早く富士山の頂上まで登ることができたでしょう。
富士山を登り始めて2時間ほど経った頃、とてつもない不安が私たちを襲いました。
それは、周りの登山家はしっかりとした服装で大きなリュックを背負っているのに、こんな軽装で私たちは本当に登りきれるのだろうか？という不安でした。
準備が明らかに不足していることを自覚したとき、大きな恐怖が襲ってきたのです。
プレゼンで緊張してしまう原因の一つは準備不足からくるものです。
何度も資料を見直し、必ず伝えたいメッセージを確認し、何度もリハーサルを重ねて準備をしたプレゼンでは、緊張よりも楽しみの方が勝ちます。
なぜ準備がこんなに大切なのかというと、準備を万全にすることで、本番でリラックスした状態で臨めるからなんです。
もちろん、あなたには他にやるべき仕事があるでしょうから、プレゼンの準備ばかりに時間を使っていられないと思いますが、準備やリハーサルはやりすぎ、ということはありません。
できるだけ、時間を見つけて、資料を見直してみたり、リハーサルを重ねて、自信を持ってプレゼンに挑んでいきましょう！ 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
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