私は正直、プレゼンすることはあまり好きではありません。
なぜなら、めちゃくちゃ緊張しやすいからです。
そして、私も含め、慣れていないプレゼンターが1番恐れていることは、質疑応答の時間です。
プレゼン自体には台本がありますが、質疑応答には台本がないので、予想もしない質問が飛び出た場合には、心臓が飛び出そうになります。
この不安を100%なくすことは難しいですが、少しでも質疑応答の不安を和らげるための方法について、お伝えしていきたいと思います。
プレゼンの質疑応答では、絶対にやってはいけないことが3つあります。
それは、
- 自信がなさそうにする
- 見当外れの応答をする
- 反論する
です。
質問者である聴き手は敏感に色々なことを察知します。
なので、あなたがもし、自信なさそうにしたり、質問とは見当外れの応答をしてしまうと、あなたがその質問の答えをもっていないことがすぐにバレてしまい、信用を失ってしまうかもしれません。
そうならないためにも、上記3つのことは絶対にやらないようにしましょう。
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
↓↓↓
目次
プレゼンの質疑応答で絶対にやってはいけないこと
やってはいけないことが3つありましたが、ここではもう少し詳細にお伝えしていきたいと思います。
自信がなさそうにする
プレゼンの最後に、「質問はありますでしょうか？」と、質問を促すことはほとんど誰もがやっていますが、このとき内心では「難しい質問くるな！！」と念じています。
少なくとも私はそうなんです・・・
で、このとき、こういった思いは表情や立ち振舞に表れてしまい、自信がないことがバレてしまいます。
また、質問に答えているときも、「・・・だと思います」「おそらく・・・」などと曖昧で、声が小さいと、とても頼りなく見え、本当にこのプレゼンターを信頼していいのか？といった心細さを感じてしまいます。
そんな頼りない感じの人の提案を受け入れることは難しいですよね。
ですから、多少間違っても、はっきりとした声で背筋を伸ばし、自信を持って答えるようにしてください。
見当外れの応答をする
見当外れな応答をしてしまう原因は2つあります。
- 質問の意図を理解していない
- 質問の意図は理解しているが、その答えを持っていないため、なんとかごまかそうとしている。
です。
質問の意図を理解していない
質問をもう一度聞き返すことは失礼になる、と思われているかもしれませんが、そんなことはありません。
もしも質問の内容が、よくわからなかったら、必ず質問を確認するようにしましょう。
「〜〜〜といったご質問ですね？」
「それは〜〜といったことでしょうか？」
のように質問を繰り返したり、再度確認したりしながら質問の意図をしっかりと把握するようにしてください。
ごまかそうとしている
質問に対しての答えを持っていない場合、なんとかその場をやり過ごそうと、質問の答えにならないようなことを言ったりします。
また、頭の良い人はうまく論点をずらし、自分のテリトリーに持ち込み、質問に答えるという場合もあります。
ですが、これはやめたほうが良いと私は思います。
例えば、国会議員などに多く見られますが、質問に対して流暢に答えてはいるけど、結局質問の答えではなく、論点をずらして、うまくやり過ごす人が多く見られます。
そんなとき、「この人は誠実ではないなぁ」と感じます。
「分からない」というのは決してタブーではありません。
本当に分からない質問であれば、
「申し訳ありません。今すぐにお答えすることはできないので、明日、必ずメールでお答え致します」
といったように、答えられないことを素直に認め、後日ちゃんと返答することを約束することで、誠実さを印象づけることができます。
このとき、注意してもらいたいのは、ちゃんといつまでに返答するかの期日と、連絡方法を相手に伝えることです。
もちろん、この方法は本当にわからないときに使うべきで、「わからないから後日返答します」を連発しては信用を損なうことになりますので、絶対に考えても答えは出ない、という質問に対して使うようにしてください。
反論する
これはまさに、愚の骨頂といえるでしょう。
例えば、質問者が
「先程の〜〜の部分に関しまして、私は〜〜だと思うのですが、なぜそうなったのでしょうか？」
といったあなたのプレゼンの内容に対して、すこし批判的な質問をしてきたとします。
あなたならどうしますか？
「いえ、それは違います。それは〜〜だから、〜〜なのです」
といったようにはっきりと自分の意見を伝えますか？
これでは質問者の気を悪くさせてしまいます。
あきらかに質問者の言い分や質問内容に誤りがあったとしても、頭ごなしに否定してはダメです。
「確かにおっしゃる通り、そういったご意見もあるかと思います。私達も実はそういったことを懸念しておりました。ですが、〜〜」
のように、まずは質問者の意見を肯定し、共感したうえで、こちらの意見を伝えるようにしましょう。
【確かに】
この言葉は相手を肯定し共感する言葉ですので、とても有効な言葉です。
プレゼンだけではなく、様々な場面で使える言葉ですので、是非使ってみてくださいね！
絶対にムキになって質問者を否定することだけは、避けましょう。
プレゼン本番前に準備しておくべきこと
質疑応答を想定して、準備を進めておくことが大切です。
でも、質疑応答なんて、どんな質問が飛び出るかわからないから、怖いわけですよね。
もちろん全ての質疑応答に対して想定問答を用意しておくことは不可能です。
なので、まずは、一番質問されたくないことを挙げていきましょう。
一番質問されたくないことを考える
例えば、あなたの提案のコストが高かったとします。
できればプレゼンでは、あまりそのことにフォーカスせず、他のことを伝えていきたいですよね。
ですが、質疑応答では「なぜコストが高いのか」といった質問が出るかもしれません。
また、自社の都合で他社とは違う素材を使っている場合、「なぜ、その素材を使っているのか」といった質問をされるかもしれません。
できれば、あまり積極的には伝えたくない内容について、質問されたとき、もしも用意していないと、とても焦ってしまいます。
ですから、できるだけ、質問者に突っ込まれて困るような質問を想定して用意しておくようにしてください。
根拠のデータを用意する
プレゼンは時間が限られているため、細かい根拠や数字については省いて説明することもあります。
ですが、「それはなぜ、そんなことが言えるのか？」「そこの根拠となる具体的な数字は？」などの質問があった場合に備えて、プレゼンで使用するデータや数字の根拠となる資料を補足として用意しておくことが大切です。
そのとき、それらの根拠データはキレイにデザインしたりレイアウトしたりする必要はありません。
質問者はそれらの数字を見たいわけはなく、信ぴょう性について知りたがっているんです。
ですから、数字の根拠となるデータを提示するだけでOKなんです。
パンフレットや資料を用意する
自社パンフレットや、商品パンフレット、それに関する資料はそのままの形でいいので、PDFにして用意しておき、何かあったら説明資料として使えるようにしておきましょう。
用意はしているけど、データにはしていないという人は、できるだけPDFなどのデータとして保存しておいてください。
PDFならモニターやスクリーンに映し出すことができますし、該当部分を拡大して表示することもできます。
パワーポイントに貼り付けてしまうとデータが重くなり、パワポの動きが悪くなるので、PDFはそのまますぐに取り出せるフォルダにしまっておきましょう。
質問の種類を把握して対応する
質問には3つの種類があります。
- 質問が曖昧
- 具体的にもっと知りたい
- 信用されていない
質問が曖昧
確認したいだけだったり、質問者自身も自分で質問内容を整理できていない場合があります。
そんなときには、落ち着いてオウム返しをするようにします。
「今のご質問は〜〜〜といったことでよろしいでしょうか？」
といったように、相手にも確認してもらうんです。
そうすることで、質問内容について考える時間稼ぎになると同時に、質問者にも冷静になってもらう時間をつくりだします。
もしも本当に質問自体がよくわからないものだったら、
「今のご質問は〜〜〜といった点についてのご質問ということでしょうか？」
のように、まずは自分なりに解釈した質問に変換して聞いてみましょう。
具体的にもっと知りたい
こちらはこれまでにお伝えしてきたとおり、根拠を示したり、誠実に答えるようにしましょう。
また、わからないことはごまかさず、後日伝えるようにすることを忘れないようにしてください。
信用されていない
相手があなたを信用していない場合、反論してきたり、意地悪な質問をしてくるかもしれません。
ですが、あなたは決してムキにならず冷静に対処するように心がけてください。
あくでも、相手を否定せず、肯定しながら自分の意見を伝えるようにしてくださいね。
質疑応答に関するちょっとしたテクニック
質問をいただいたら、まずはお礼を伝えることを忘れないでください。
「ご質問ありがとうございます。その点につきましては〜〜」
「するどい質問ありがとうございます。その場合〜〜」
のようにお礼をしてから回答に入ることで、スムーズかつ紳士的な態度を示すことができます。
また、「質問ありますか？」では、質問が上がらない場合があります。
そのような事態をさけるためにも、
「ここが少し分かりにくかったかもしれませんが、なにか質問ありますか？」
のように、質問の的を絞ることで質問しやすくさせます。
なぜ、わざわざ質問させることをするのかというと、質問があるとプレゼンに活気が生まれるからです。
質問がない、ということは完璧なプレゼンテーションができた証だと思うかもしれませんが、ほとんどの場合、興味がないから質問がでてこないんです。
質問をしてもらうことで、あなたの提案をより深く知ってもらえるチャンスですので、是非、質問をしてもらいやすい環境を自ら作り出してみてください。
プレゼンの質疑応答のまとめ
まずプレゼンでは絶対にやってはいけない3つのことがあります。
それは、
- 自信がなさそうにする
- 見当外れの応答をする
- 反論する
です。
そしてプレゼン前に準備しておくことは
- 一番質問されたくないことを考える
- 根拠のデータを用意する
- パンフレットや資料を用意する
です。
質疑応答では、自信を持って望み、質問に対しては必ずお礼を言い、質問者を否定するようなことは避けてくださいね！ 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
⇒主な制作事例はこちら
