プレゼンの配布資料ってすごく困りません？
作るのは面倒だし、作り方もよくわからないし、先に資料を配ると聴き手は資料に夢中でプレゼンを聞いてくれないし・・・
でももう大丈夫です！
今回はそんなお悩みを解決すべく記事にしました。
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
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目次
プレゼンでの配布資料の役割と必要性を考えよう
配布資料の役割とは？
プレゼンにおいての配布資料とは一体どんな役割なのでしょうか？
配布資料はプレゼンの最中だけではなく、プレゼンが終わった後でも見返すことができるので、聞き逃したり、内容を思い出したいときに効果的です。
また、プレゼンの最中に聴き手がメモを取りやすいといった利点もあります。
さらに、プレゼンをしている場に意思決定者がいない場合には、提案の採否をその場で決定されることがないので、一度提案を持ち帰ってから社内で相談・検討するといったプロセスが発生します。
その際にもしも配布資料がなければ、間違った情報や少ない情報で判断されてしまう可能性があるので、配布資料を配る必要があります。
つまり、配布資料とは、プレゼンターのプレゼン能力を補うためのものではなく、あくまでも聴き手のためであり、聴き手がプレゼンを理解しやすいように、あらゆる状況を想定して用意される資料だと言えます。
配布資料は必要か？
では、配布資料は必要なのでしょうか？
それとも不必要なのでしょうか？
必要か不必要なのかを判断する前に、配布資料についてのデメリットを考えてみましょう。
【配布資料のデメリット】
- 事前に内容を把握されてしまうため、プレゼンで驚きを与えることができない
- プレゼンを聞くよりも、配布資料に聴き手の意識が向いてしまう
- 配布資料は、プレゼンスライドと情報量が全く違うために、スライドとは別に配布資料を作る必要がある
- 紙に印刷するコストと手間がかかる
いかがでしょうか？
これだけデメリットをあると、配布資料はいらないんじゃないかと思いませんか？
そうです！
私の考えでは配布資料なんて必要ありません。
というか配布資料は面倒なので作りたくない！
というのが本心です・・・
だって、こんなにデメリットがあって配布資料を作る必要なんてないじゃないですか。
ですが、悲しいことにほとんどの場合、配布資料が必要になることの方が多いように思います。
なぜなら、先ほどもお伝えしましたが、商品やサービスの提案を行うプレゼンの場に相手側の意思決定者がいない場合には、持ち帰って検討するために配布資料が必要になります。
また明らかに、その場で意思決定がされないことが事前に分かっている状態でしたら、配布資料があった方が、のちの検討用資料として役に立つでしょう。
さらに、プレゼンを行うことが決まった時点で、相手側からあらかじめ配布資料を要求される場合があります。
以上のことから、配布資料はデメリットが多いですが、ほとんどの場合必要になることが多い、といえます。
どのタイミングで配ればいいの？
デメリットが多い配布資料ですが、そのデメリットをもう一度確認してみると、
「事前に内容を把握されてしまうため、プレゼンで驚きを与えることができない」
「プレゼンを聞くよりも配布資料に意識が向いてしまう」
といったこの2つをなんとか回避したいものです。
そして、配布資料を配る目的は、その場で理解しやすいようにでも、メモを取りやすいようにでもありません。
持ち帰ったことを想定して、そこでの検討用資料の役割を担っているのです。
であれば、簡単ですよね。
そうです！
配布資料を配るのは最後です！
プレゼンが終わった最後に配るのが一番ベストなタイミングなんです。
そうすれば、のちの検討用として配布資料が役に立ちますし、プレゼンの最中に聴き手の意識が配布資料に向いてしまうこともありません。
ただし注意してほしいのは、相手側から事前に配布資料の提出を求められた時には、最初に配った方がいいのかを確認するようにしましょう。
なぜなら、その場で資料を読みながらプレゼンを聞きたいという思いがあるかもしれないからです。
なので、しっかりと状況を把握して、特に指定がない場合には最後に配布資料を配るようにしましょう。
配布資料とスライドの関係
パワーポイントで作るプレゼンスライドと紙に印刷する配布資料では、役割が異なるため、当然その内容も変わってきます。
ときおり、情報がたくさん詰め込まれた資料をそのままスライドにしてしま人がいますが、これは絶対にやめてください！
スライドは『見る』もので、配布資料は『読む』ものです。
プレゼンスライドはシンプルに作ることを心がけ、余計な情報を排除するため、プレゼンターの説明なしには成り立たちません。
逆に配布資料は、プレゼンターが常に横にいて説明するわけにはいかないですから、詳細な情報を記入する必要があります。
じゃあ、両方で使えるような資料を作ればいいじゃん！！
と思われることでしょう。
でもそれも絶対にやめてください。
スライドと配布資料を両立させようと思うと、レイアウトや文字・画像の大きさがすごく中途半端になりますし、両方で使えるように考えながら制作することは、別々に作るよりも結果的に時間がかかってしまうことになるのです。
ですから、たとえ面倒だとしても、スライドと配布資料は分けて制作することが一番良い方法なのです。
とは言うものの、できるだけ面倒な作業をせずに、簡単に作りたいと思うのが、人間の性であり、忙しいビジネスパーソンの願いでもあります。
配布資料の作り方
配布資料はスライドよりも先に作る
配布資料は詳細な情報を記載する必要がありますが、全ての情報を書く必要はありません。
配布資料の目的を思い出してください。
配布資料は、聴き手側に意思決定者がいない場合や、一度持ち帰って検討するために必要な資料です。
ですから、本当に必要なことや伝えたいことを、プレゼンターの説明なしで伝わる役割が備わっていればいいだけで、あれもこれも詰め込む必要はありません。
制作する順番としては、最初に配布資料から手がけることをオススメします。
理由としては、当然配布資料の方が情報量が多くなるので、先に配布資料を作って、あとから情報を削ってスライドを作っていった方が効率的だからです。
パズルを思い浮かべてください。
1,000ピースのジグソーパズルを作るのは大変です。
でも1,000ピースのパズルを分解するのは楽勝です。
配布資料は多くの要素を1枚に詰め込まれていますよね？
配布資料をパズルと考えると、スライドは1つのピースです。
最初にスライドを作ってそれを配布資料に、はめていくのは大変な作業ですが、配布資料を最初に作ってそれをスライド用に分解していった方が効率的に作業することができます、
スライド用に作られた大きい要素を小さくレイアウトする作業よりも、配布資料用に小さく作られた要素をスライド用に大きく拡大する作業の方が簡単なんです。
また、配布資料は1ページで多くの情報が記載されているため、全体の流れが確認しやすく、矛盾点やわかりづらい箇所などを発見しやすいといった利点があります。
では、配布資料はどのように作っていけばいいのでしょうか。
配布資料の基本的な構成方法
基本的にはプレゼンスライドと同じように3つの構成で作っていきます。
それが「導入」「提案」「行動喚起」の3つの構成です。
プレゼンスライドの構成について詳しく知りたい方はこちら↓↓↓
⇒参考：「プレゼン構成ならこれがオススメ！覚えるのは2パターンだけ」
【導入】
聴き手であるお客さんの共感を得るために、お客さんが「悩んでいること」「困っていること」を明確にし、これがお客さんにとって自分のためのプレゼンであることを認識させます。
【提案】
お客さんの共感を得ることができたら、提案する商品やサービスを利用することで、お客さんにどんなメリットがあるかを伝えましょう。
自社商品やサービスの特徴や機能やスペックだけを伝えても、お客さんの気持ちは動きません。
その提案を受け入れることで、お客さんにとってどんな未来を約束できるのかを明確にする必要があります。
提案をしたら、必ずその「根拠」を伝える必要があります。
なぜ、そうなるのか？
どうしてそんなことが言えるのか？
お客さんは最初から信用してくれませんから、根拠を示さなければいけません。
科学的根拠であったり、データであったり、実績であったり、お客さんの声など、できるだけ多くの根拠を示すようにします。
【行動喚起】
最後には、この配布資料を見て、何をして欲しいのかを明確に示さなければいけません。
電話や、メールやそういった情報をしっかりと記入しましょう。
いや、すでに名刺を渡しているから大丈夫だよ。
などと言わずに、もしかしたらその場で電話しようと思ったけど電話番号がすぐにわからず、後で電話しようと思ったまま、電話すること自体忘れられてしまうかもしれません。
ですから、必ず連絡先を記入しておくようにしましょう。
さらに、今すぐに行動してもらうためには、「デッドライン」を設けると効果的です。
デッドラインとは「期限」や「限定」のことです。
「プレゼン当日から、3日以内なら10%引で提供」
「一週間以内に契約いただければ、1年保証付き」
「数量限定」
「先着100名様限定」
などの期限や数量を設定することで、決定を後回しにされず、今すぐに行動してもらえる確率が増します。
ではこれらの内容を踏まえて、内容をギュッと縮めた配布資料を試しにつくってみましょう！
（本来はもっと枚数が多くなります）
配布資料を作る際に気をつけてほしい点
配布資料はその特性から、文章が長くなりがちですし、ボリュームが多くなってしまいますので、読む方は面倒だと感じてしまいます。
ですから、忙しい人などはちゃんと読んでくれない可能性がありますよね。
覚えておいてい欲しいのは、自分の制作したものは全て目を通されると思わないことです。
これだけ一生懸命作ったのだから、必ず読んでくれるだろう、と思ってはいけません。
だからこそ、読み手の立場になって、読みやすい配布資料を作る必要があるんです。
そのためには、「見出し」をつけたり、強調したい部分を「強調文字」で目立たせることが大切です。
こうすることで、流し読みされても、ポイントポイントを押さえて読んでもらうことできるので、忙しい人でも内容を把握しやすくなります。
それともう一つ気をつけて欲しいことは、白黒コピーされたときのことを考える、ということです。
配布した資料を同僚や上司や仲間に配る際に白黒コピーして配ることがあります。
このとき、色をたくさん使ったり、色で強調箇所を変えたりすると、白黒コピーしたときにどれも全部、黒やグレーになるので、違いがわからなくなってしまいます。
そうならないためにも、強調したいところは大きくしたり、太くしたりして、他と差をつけるようにしましょう。
配布資料の作り方についてのまとめ
今回は配布資料についてお伝えしてきましたが、配布資料の一番の目的は、その場で理解を深めてもらうのではなく、持ち帰ってプレゼンを思い返してもらうためのものです。
そのためには、プレゼンスライドをそのまま印刷してもちゃんと伝わりません。
なぜなら、スライドは情報を極力削り、詳細はプレゼンターの口から説明されるので、説明なしのスライドでは理解してもらうことが難しいからです。
ですから、プレゼンスライドと配布資料は分けて制作する必要があり、レイアウトや文字の大きさに悩んで時間を使うくらいなら、分けて制作する方が結果的には時間をかけずに済むんです。
だからといって凝ったデザインの配布資料を作る必要はなく、資料を見る人の立場に立って、わかりやすい資料となるように心がけてくださいね！ 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
⇒主な制作事例はこちら
