- 上司に「で、何が言いたいの？」「結論は何？」と言われる
- みんなに話が長いと言われる
自分で話が長いことを自覚している人は少ないかもしれません。
それでも、この記事を見ていただいているということは、もしかしたら誰かにそのことを指摘されたのかもしれません。
「話が長い」とか「何が言いたいの？」なんて言われたら、辛いですよね・・・
特に怖い上司に言われると、「もっと詳しく説明しないと」と余計に焦ってさらに話が長くなる、といった負のループへと迷い込んでしまうこともあります。
いきなり話を簡潔に伝えることは難しいかもしれませんが、まずは話が長くなる原因を知って、対策をとれるようにしていきましょう！
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目次
話が長いと言われないために
話が長い人は全てを話そうとする
話が長い人は思ったことや感じたことを1~10まで全てを伝えようとします。
「昨日、渋谷のイタリアンレストランに食べに行ったんだけど、ここが本当に美味しくて、去年から3回、いや4回ぐらい通っているんだよ。
店員さんの接客も良くて、その店員さんがおれと同じ熊本の高校出身でさ、部活は違ったんだけど、今はサッカー部が強いらしいんだよ。
そんで、そこのパスタが美味しくてさ〜。
あっ！
その店行ったのは4回じゃなくて、やっぱり3回だった。先月行こうとしたけど休みだったんだ。
それでさ・・・・・」
話なげぇー！！
ってか
店行ったのが3回でも4回でも
どっちでもいいわ！！
・・・そうなんです。
話が長い人は、その時感じたことや頭に思い浮かんだことを全て言葉にしてしまうと同時に、変に正確性にこだわったりするんです。
もちろん普段の会話を「起承転結」などを用いて話せ！
と言っているわけではありません。
友人との会話は報告というよりも楽しむことですので、まったく問題ないです。
ただし、ビジネスの場やプレゼンなどの場合、これはまずいですよね。。
上司などに報告をする場合には、「ゴール」を設定しなくてはいけません。
先ほどの例ならば、
「パスタが美味しいイタリアンレストランがある」
または
「美味しいイタリアンレストランに同郷の店員が働いていた」
といった「伝えるべきこと」です。
この「伝えるべきこと」つまり「ゴール」の設定がとても重要です。
普通の会話であれば、「ゴール」は自分自身で決めることなんですが、仕事の場で上司に報告する場合、上司が「知りたいこと」がゴールです。
「ゴール」を間違えてしまったり、話を聞いていて「ゴール」が見えない場合には上司のストレスがどんどんと溜まっていきます。
報告する状況にあるということは、相手が何を知りたがっているか、わかるはずです。
何を報告すればいいかわからない、という状況はあまりないですよね。
ですから、まずは相手が知りたがっていることを明確にして、そのことを先に伝えるよう意識してください。
話が長い人は余計な話をする
話の「ゴール」が明確になっているのに、ダラダラと話してしまう原因は、
「恐れ」
です。
これは特に、部下が上司などに説明する際に起きやすい現象です。
全てを事細かく説明しないと、伝わらないのではないか、自分の判断で内容を省いて説明したら、怒られるのではないか、という「恐れ」です。
その「恐れ」を克服しない限り、いつまでたっても1〜10まで全てを説明しようとし、
「話が長い」
と言われてしまいます。
例えば、その報告を1分で説明しなくてはいけないなら、何を話しますか？
1分ではかなり制限されるため、多くの説明を削ぎ落とす必要がありますよね。
それでは簡略しすぎだと思うなら、2分なら何を伝えますか？
簡潔に報告するコツは、自分の中で時間を制限して説明することを試みることです。
そうすれば、かなりの部分で無駄な話をしてると気づくはずです。
そして、たとえば1分で説明することを目指すなら、その時間で収まるように練習してください。
練習なんて「馬鹿らしい」「大げさ」と思われるかもしれませんが、練習することで自分の自信に繋がりますし、その自信が話すときに表れて、相手に良い印象を与えることができます。
ただし、一言一句を覚えようとすると、なかなか難しいのでポイント、ポイントだけを覚えるようにして、1回〜2回は練習してみてください！
結論を先に伝える
ほとんどの人が実践している方法で、「結論を先に伝える」という方法があります。
結論を先に伝える方法にはメリットが2つあります。
メリットの1つ目は、
「とにかくわかりやすく感じる」というものです。
結論を先に伝えてから、そのあとに根拠を伝えることで、全体的にすっきりとした報告に感じます。
先に根拠から長々と伝えると、「で、最終的にはどうなるの？」とイラつかせてしまう恐れがありますが、結論を先に伝えると、その根拠を知りたくなり、話を聞いてもらいやすくなります。
「総務での仕事は好きですが、私はもともと人と接したりすることが好きで、自分から仕事をどんどん提案していきたいと思っています。ですから営業部へ移動させてください」
【例2】
「営業部へ移動させてください。総務での仕事は好きですが、私はもともと人と接したりすることが好きで、自分から仕事をどんどん提案していきたいと思っています。」
どうでしょうか？
この2つの文章は内容を入れ替えただけですが、まったく印象が変わってきますよね。
【例2】は【例1】より情熱も感じられますし、なぜそう思ったのか理由を聞きたくなります。
メリットの2つ目は、
「悪い報告も言い訳っぽくならない」です。
悪い報告をする場合、なかなか言い出しづらくて、結論をずるずると後回しにしてしまいがちです。
先ほどの「営業部での移動」の例でもそうでしたが、結論が最後だと言い訳じみて感じるんです。
ただ、これはどんどんと悪い状況へと自分を追い込んでしまっています。
結論までが長く、上司もイライラしていたところに、悪い報告をするのですから、上司としては「こんにゃろー！！」となってしまうのも無理はありません。
案件Aの進捗状況ですが、先々月は台風の影響もあり、思うように工事が進まず、大幅な遅れが生じました。
ですが、先月から作業員を100人増員したことで、遅れを取り戻しつつありますが、結果的には現在、工期が1週間ほど遅れてしまっています。
【例4】
案件Aの進捗状況ですが、現在、工期が1週間ほど遅れてしまっています。先々月は台風の影響もあり、思うように工事が進まず、大幅な遅れが生じました。
ですが、先月作業員を100人増員したことで、遅れは取り戻しつつあります。
【例3】は、なんか言い訳じみた印象を受けますよね。
反対に【例4】は素直に非を認めたうえで、改善しようとしている意思が感じられます。
このように同じ内容でも結論を先に伝えるだけで、まったく印象が変わってきますので、なんらかの思惑がない限り、結論を先に伝えるようにしたほうが賢明だと言えます。
自信がない
自分の中で話がまとまっていて、反論される余地もないほど完璧な報告や提案ができる自信があれば、スムーズに伝えることができます。
反対に、自信がない人というのは、話がダラダラと長くなりがちです。
自信がないから、考えていることや知っていることを全て話そうとします。
全てを話すことで、色々知っていて、多くの考察をしていると思って欲しいのです。
しかも、相手を目の前にして話している場合、話が長くなってしまっていることに対して、相手は眉をひそめだし、険しい顔になったりします。
すると、話している方は「あれ？もっと具体的に説明したほうがいいのか？」と勘違いし、余計に多くのことを長く話してしまいがちになります。
そしてどんどん焦ってしまい、めちゃめちゃ悪い方向へと転がっていくのです・・・
全ての提案や報告に、完璧な自信を持つことは難しいでしょう。
でも自信を持って話してください。
自信を持って話さなければ、相手への印象も悪いですし、話が長くなってしまいます。
「これが正しい！！」と自分に言い聞かせることで、端的にすっきりと話すことができます。
これはテクニックうんぬんの話ではなく、気持ちの問題ですので、もし心当たりがあるのでしたら是非実践してみてください。
もし間違っててもいいじゃないですか！
「みんな必ず正しいわけじゃない！」ぐらいの気持ちが大切ですよ！
「報告」とは道順を教えるのと同じ
あなたの自宅にはじめて遊びに来る友人に、自宅までの行き方を教えるとき、一番わかりやすい道を教えますよね？
わざわざ遠回りになる道や、複雑な道順を伝えることはしないはずです。
「報告」や「伝える」という行為は道を教えることと同じです。
あなたがちゃんと道順を教えないと、友人があなたの家に遊びに来れなくなってしまいます。
しかも、わかりにくい道順を教えてしまうと、あなたの家まで来るのに時間がかかり、あなたは友人が来るのを待っていなければいけません。
つまり、お互いにとって良いことなんて1個もないんです。
これを「報告」に置き換えると、
まわりくどい言い方や、わかりにくい説明では話のゴールが見えてきませんし、理解するのに時間がかかってしまいます。
また、道順を伝えているときに余計な話も邪魔になりますよね。
「その道をまっすぐ進むと、蕎麦屋が見えてくると思う。そこの蕎麦屋がすごく美味しくて週1で通っているんだけど、その蕎麦屋を右に曲がって、今度は歯医者があるんだけど、そこの待合室が以上に広いんだよね。その歯医者を左に曲がって・・・」
なんて説明されても、印象には残るかもしれませんが、わかりやすくはないですよね。
この場合、もっと簡潔に説明するべきだということは誰でもわかると思います。
道順はわかりやすく説明する努力をするのに、「報告」になると、なんか難しく伝えようとしてしまうのであれば、まずは話の「ゴール（目的）」を明確にして伝えるようにし、途中で迷いそうな部分を補足しながら説明していくと、わかりやすい説明になります。
言いにくいことを遠回りする
これ、結構嫌われますよね？
言いにくいことだと、なかなか核心に迫らず、遠回り遠回りして時間をかけて話す人いますけど、これは絶対にやめたほうがいいです。
長い時間かけて、結局悪い報告なんて、最悪です・・・
例えば、上司へ業務の失敗を報告する時や、奥さんに内緒で買ってしまったゴルフクラブを伝える時、言いづらいとどうしても、話が長くなりがちですが、そんな時こそ、早めに伝えるようにしたほうがいいです。
どっちにしろ怒られるのに、わざわざ相手にストレスを与えるなんて、とんでもない奇行です。
ですから、言いにくいからといって回りくどい言い方しないで、ハッキリと誠意を持って伝えるようにしてくださいね。
伝えることではなく、話すことが目的になっている
これは完全に自分に酔ってるパターンですね。
友人や恋人との会話ならOKですが、ビジネスの場でこのパターンは避けたいものです。
話しているうちに、どんどんと頭に会話が浮かんできて、それをそのままアウトプットして、その頭の回転の速さを見せ付けようと、話がどんどん先に進んでしまっている状態だと、話すことが目的になってしまっていることになるので、注意が必要です。
まず、何を伝えたいのかを常に意識しながら、話を進めていき、脱線することを極力避けるべきです。
「話す」と「伝える」は似ているようで違うものです。
「話す」は会話を楽しむものですが、「伝える」は相手に理解してもらうことを目的としていますので、余計な話をすると理解しづらくなってしまうからです。
なので、この部分を意識して、会話をするようにしていきましょう！
プレゼンや報告なら表やグラフを使う
プレゼンや営業の場合、言葉で色々と伝えるよりも、表やグラフにしてわかりやすくすることを心がけてください。
特に対象を比較する場合には、表で伝えたほうが圧倒的に理解しやすくなります。
例えば、ホームページ制作ツールの場合
B社は月額800円で、テンプレートは100種類です。独自ドメインは使用不可で、特徴はショッピング機能がついています。
弊社は月額580円で、テンプレートは150種類です。独自ドメインは使用可能で、特徴はブログ機能やメルマガ機能が充実しています。
めちゃめちゃわかりづらいですよね？
これを表にすると一発でわかるようになります。
| 月額 | テンプレート | 独自ドメイン | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
| A社 | 1,000円 | 200種類以上 | ○ | レスポンシブが自動で作成 |
| B社 | 800円 | 100種類 | × | ショッピング機能 |
| 弊社 | 580円 | 150種類 | ○ | ログ機能やメルマガ機能が充実 |
どうですか？
「伝える」ためには言葉だけではなく、表やグラフを使ってどう表現すれば、相手が理解しやすくなるかを考えなくてはいけません。
そうすれば、長々と説明しなくても、簡単に伝えることができるんです。
説明がダラダラと長くなる解決法のまとめ
説明が長くなりがちの人はには色々なパターンの人がいます。
ですが、「伝える」という行為に対しての目的は、相手に理解してもらうことです。
そのためには、相手の立場に立って、どうすれば理解しやすいのかを考えなくてはいけません。
説明をたくさんすることが相手のためではなく、要点をまとめて伝えることが相手のためになりますので、これからは、まずは「何を伝えようとしているのか」を念頭にお話するようにしましょう！
監修者
＜略歴＞
武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
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