最近、いろいろなプレゼンテーションを見ていて気づいたことがあります。
それはプレゼンテーションで目次を入れる人と入れない人がいるということです。
そこで、インターネットでプレゼンの目次について調べてみると、目次を必要だという人と、必要ではないという人がいることがわかりました。
目次は必要なんでしょうか？
必要ではないんでしょうか？
そんなんどっちでもいいじゃん！
と思う人もいるかもしれませんが、プレゼンテーションは何度も同じ人にできるものではありません。
ということは、少ないチャンスのなかで、成功を掴み取らないといけないのです。
だからこそ、細かな気配りが必要で、目次についてもあった方がいいのか、はたまた無い方がいいのかを真剣に考える必要があると思うんです。
なので、今回真剣に考察してみて、その結果をお伝えしていきたいと思います。
目次はすべてのプレゼンに必要なわけではありません。
特に目次が必要だとされるプレゼンは、学術的なプレゼンや社内プレゼンにおいては必要で、その他のプレゼンに関しては必ず目次が必要であるわけではない、ということです。
ただし、もしも目次を入れるのであれば、無意味に入れるのではなく、目次に入れるタイトルをちゃんと考えて効果的な目次になるような工夫が必要になっています。
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目次
プレゼンで目次は必要なの？必要じゃないの？
目次は必要だ！と主張する人の意見
プレゼンの最初で目次を見せることが、プレゼンテーションのマナーである！
プレゼンを聞く側は、プレゼンがどのように進んでいき、どんな内容なのか、どれぐらいのボリュームなのかを知りたがっている。
だからこそ、最初に目次でプレゼンの内容を教えてあげることが、良いプレゼンテーションの条件にもなってくるんだ！
目次なんていらないっしょ！と考える人の意見
いやいや目次なんていらないよ！
プレゼンは時間が決まっていることが多いから、最初にどれぐらいのボリュームがあるか目次で伝える必要はないっしょ。
それよりも、限られた時間を効率的に使うために、目次で時間やスライドを使わないで、もっと他の内容を伝えることに使った方がいいに決まってるよ！
じゃ〜どっちなの？結局目次は必要なの？
ってなりますよね？
こういった、両方の意見がある場合には、表面的な言葉だけを見ていては答えを導き出すことはできません。
なぜ、意見が分かれてしまうのか、その背景を考えることが必要となってきますので、どんな背景があるかを考えていきましょう！
目次が必要だと考えている人
目次が必要だと主張する人には2つのパターンが考えられます。
まず1つ目は、学術的な発表や社内向けの提案をする場合です。
聴き手に対して、自分の研究の成果を発表する場合や、上司や同じチームへの業務報告、または新たなビジネスモデルなどの提案を社内で行う場合には、論理的なプレゼンが必要になってきます。
その場合には、プレゼンのアウトラインを伝えて、どのようなプレゼンなのかを聴き手にあらかじめ知っておいてもらうことで、プレゼンの内容がすんなりと耳に入ってきやすい状況を作り出します。
目次が必要だと主張する2つ目のパターンは、時間が長いプレゼンの場合です。
プレゼンが40分とか1時間などの長い時間になってくると、内容を整理しながらプレゼンを進める必要が出てくるので、目次が必要になってきます。
目次があることで、章ごとに区切ることができ、長いプレゼンもわかりやすく分割して伝えることができるんです。
以上のように理路整然と伝える必要がある場合やプレゼン時間が長い場合には、目次をつける必要があると言えます。
目次は必要じゃないと考えている人
プレゼンに目次が必要ではないと考えている人はなぜ、そのような主張をするのでしょうか？
こちらも2つの理由が考えられます。
理由の1つ目は、営業目的でのプレゼンです。
この場合、何かサービスや商品を購入してもらうためには、理論的なプレゼンではなく、むしろ感情的なプレゼンによって聴き手の心を掴み、購入してもらうためのプロセスを大切にしなくてはいけません。
その場合には、プレゼンを短い内容で区切りながら進めていくよりも、物語のように一連の流れとして伝えていく必要があります。
なので、細かく章分けすることを必要とせず、目次は必要ないと考えられるんです。
2つ目は、先ほどのプレゼンが長い場合とは逆で、5分や、10分といった比較的短いプレゼンの場合です。
短いのにわざわざ目次をつける必要はあまりないですよね。
プレゼンに目次をつけるか、つけないかは、書籍で考えてみると分かりやすいかもしれません。
娯楽小説で目次がある本は少なく（たまに目次がついている娯楽小説もありますが）、ビジネス書や教本などには目次が必ずついていますよね。
感情に訴えかけるために一連の物語で内容を伝えていく書籍では目次はなく、何かを教えたり、理論的に説明するための内容では、目次をつけて章ごとに整理された方が、内容を理解しやすくなります。
ですから、目次をつけるか迷ったら、まずはプレゼンの時間が長いのか短いのかで判断し、さらに、章ごとに内容が変わり、理論的に説明すべきならば、目次をつけた方がよいでしょう。
逆に、一連の流れでプレゼンを行う場合、章立てする必要がないので、目次は必要ないということになります。
では、目次をつける場合、どのように目次を構成していけばいいのでしょうか。
プレゼンでの目次のつけかた
目次の目的は、プレゼンの全体構成を把握してもらうことと、プレゼンがどれぐらいのボリュームで構成されているのかということを伝えることで、聞き手が「このプレゼンはどんな内容で、どれくらいの長さなんだ？」という不安によるストレスを軽減してあげることにあります。
この目的を達成するためには、目次を細かく設定する必要はなく、大きな枠組みを伝えてあげればよいだけです。
ですから、全体の構成は多くても5つぐらいで構成されることが望ましいでしょう。
「マジカルナンバー7±１」という言葉を聞いたことがあるかもしれません。
これは人間が短期記憶できる数ということですが、最近では「4±１」こそがマジカルナンバーであるとされています。
例えば電話番号は090-1234-5678と4桁で区切られますね。
郵便番号も331-1234と３桁と4桁で区切られています。
これが09012345678や3311234というように区切られていないとすごく分かりづらいんです。
このことからも、プレゼンで構成する要素は「4±１」ということで多くても5つが聴き手にとって認識しやすいのです。
また、それ以上になってしまうと、聞き手は「なんかややこしそうで、長そうなプレゼンだな」と感じ、面倒だと思われてしまいます。
目次の付け方を難しく考える必要はないと思いますが、あまりにもカタい言葉で聞き手の興味を失わないように、分かりやすくつけることが大切です。
例えば、
「市場調査による見込み客の懸案事項」
よりも
「お客さんが抱える心配と不安」
といったように身近な言葉を使い、分かりやすくしたほうが、聞き手は興味を抱きやすくなります。
目次を構成する際のルールは特にありませんが、基本的にはプレゼン内容の変わり目でつけるようにします。
- はじめに
- 要約部分
- 提案部分
- 根拠部分
- 機能部分
- 結論部分
- まとめ
など、他にも多くの構成があると思いますが、こういった内容ごとに目次をつけるようにします。
聴き手が興味を示しそうな部分を目次にすることで、プレゼンへの期待感を高めることができる。
目次をつけたら中表紙もつけてみよう！
中表紙とは、プレゼンの途中で話の内容が急に変わる際に、表示するスライドのことです。
今までと、話の展開が全く変わってしまうときや、印象付けたいときに、中表紙を使用することで違和感なくプレゼンを進めることができます。
もちろん、すべてのプレゼンテーションに中表紙は必要ありませんが、学術的なプレゼンや社内プレゼンの場合には、色々な話の要素が含まれることがあるため、中表紙を使うと整理しやすいですし、プレゼンターも話しやすくなります。
中表紙の見せ方には2つのパターンがあります。
1つ目のパターンは、目次で該当する項目だけを表示させるという方法。
2つ目は、目次をそのまま表示させておき、該当する項目以外の部分を薄くするという方法。
このパターンは全体の流れを把握しつつ、今話している内容がどの位置にあるのかが聴き手は理解できるため、安心してプレゼンを聞くことができる。
まとめ
目次が必要か必要ではないかという問題については、学術的なプレゼンや社内プレゼンでは必要で、商品やサービスを販売するプレゼンのときには不要であるとお伝えしました。
もちろんこのルールが絶対！というわけではなく、商品やサービスを販売するプレゼンでも、目次をつけた方が内容を整理し分かりやすい、と判断すれば目次をつけても問題はないと思います。
ただし、目次をつけるときに注意してもらいたいのは、無意味な内容の目次はつけないこと！ 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
ということです。
せっかく目次をつけるなら、そこでも聴き手の期待を高めるような言葉を選ぶように意識してみてください！
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
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