オンラインプレゼンやオンラインでの営業活動がいまいちうまくいかないと、悩まれている方も多いかもしれません。
この記事では、オンラインプレゼンで特に重要な10のコツについてお伝えしていきます。
- 自己流でなんとなくオンラインプレゼンをしている方
- オンラインプレゼンをすでにしているが、もっと成果を出したい方
オンラインプレゼンで重要なコツは以下の10コになります。
- オンラインプレゼンではまずこれを見直してほしい
- 気が散るものを排除
- 相手の環境を考える
- 質問を交え、インタラクティブにする
- シンプルに伝える
- 中表紙で現在地を教える
- 聴衆をひきつけるために
- コンテンツを視覚化する
- 最後には行動を促す
- 録画して見直す
では、早速これらを1つ1つご説明していきます！
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
↓↓↓
目次
オンラインプレゼンではまずこれを見直してほしい
姿勢に気をつける
オンラインプレゼンを行う際にあなたは、自宅からでしょうか？それとも会社の会議室からでしょうか？
どちらにしても、プレゼン時の姿勢に気をつけてください。
対面式プレゼンでは、立っていることが多いですし、人から見られている感覚が常にあるので、一定の緊張感を保ったまま姿勢もピンとなります。
ですが、オンラインプレゼンの場合、多くの場合、椅子に座って行うことが多いですし、資料を画面共有していると、相手に見られていることを忘れ、気が緩んでしまうため、姿勢が悪くなることがあります。
そうなると、相手からしたら印象があまり良くありませんよね。ですから、必ず常に見られていることを意識して姿勢に注意してください。
さらに、案外やってしまいがちなのが何度も座り直すという行為です。
私もよくやってしまうんですが、椅子に長時間同じ姿勢で座っているのって疲れるんですよね。
そんなとき、脚を組み直したり、体重を右から左に移動したりしていると、見ている方からするとなんだか落ち着きがない印象を受けてしまいますので、気をつけてくださいね！
カメラの位置とライティング
最近では多くの方がノートパソコンでオンラインプレゼンをするため、自分が座っている位置よりもパソコンが低い位置にあります。
そのため、カメラを見下ろすかたちになり、顔に照明が当たらず暗くなってしまい、見下している感じもしてしまいますので、できれば、パソコンは目線の高さに置くように調整してみてください。
また、照明も天井の照明だけではなく、安くてもいいので卓上照明を用意すると全然見栄えが変わってきます。
照明をわざわざ買いたくない！という人は、窓際に移動して自然光が顔に当たるようにすると、とても自然な明るさで表情が見やすくなります。
資料を送ることを伝える
これは対面式プレゼンでも同じことですが、資料を相手に渡すのでしたら、「最後にこの資料をお送りします」というように最初にちゃんと相手に伝えましょう。
なぜ、最初に資料を渡すアナウンスをするのかといいますと、資料をもらえるのか、もらえないのかによって、聴衆がメモをする量が圧倒的に変わってくるからです。
資料がもらえないのであれば、その分メモをたくさんしなくてはいけません。
メモをしていると、その間のあなたの話を十分に聴くことができません。
ですから、あらかじめ「今回使用する資料は最後にお渡しします」とアナウンスすることで、聴衆はメモをする量が減り、あなたのプレゼンに集中することができます。
気が散るものを排除
オンラインでプレゼンを行う場合、対面で行う場合よりも聴衆の集中を切らしてしまう要素がたくさんあります。
ただでさえ、オンラインプレゼンは聴衆の集中を保つことが難しいのにもかかわらず、プレゼンターのちょっとした配慮が足りないために、聴衆の集中を切らしてしまうことはもったいないので、是非、聴衆にとって気が散るものは排除しておきましょう。
あらゆる通知を切る
オンラインでプレゼンを行うときには、必ずあらゆるメッセージの通知を切っておきましょう。
例えば、メールやチャットツール、ソフトの更新通知、Skypeなどの通話ツールの通知を切るようにしてください。
通知音が鳴るだけでしたら、まだいいのですが、画面共有中にメールの通知がデスクトップに表示され、相手に見られてしまうととても問題です。
もしかしたら他のお客様からの重要なメールかもしれませんし、内容が見えなくても、送信者名で取引先企業の名前がわかってしまうかもしれません。
そのような、ミスをしないためにも通知は必ず切っておくことをオススメします。
もしも全ての通知を切るのが面倒な場合には、メールソフトやチャットツールソフトを一度終了させて、プレゼンの間は立ち上げないようにしておきましょう。
デスクトップを整理する
たまに、デスクトップにいろいろなフォルダやファイルが乱雑に置いてある人っていますよね。
これも社外秘の情報や案件名が入ったフォルダなどがあると、相手に見られてしまうことがあるので、注意が必要です。
さらに、デスクトップがごちゃごちゃしていると、聴衆は見ちゃいけないものを見てしまったかもしれないと目をそむけたくなります。
実際、私はオンライン会議などを行っていて、お客様のデスクトップが見えてしまったときには、「見てはいけない」と思い、目をそむけます。
ですから、デスクトップはできるだけ整理しておくことが大切です。
簡単に整理できない場合には、フォルダ名などをアルファベットにしてすぐに案件名がわからないようにするか、「デスクトップ」というフォルダを作成して、一時的にその中にすべてのフォルダや情報を入れておくという方法もあります。
Webブラウザはシークレットモード
プレゼン中にWebサイトを立ち上げて、相手に見せる場面もあるかもしれません。
その際には、あらかじめそのサイトを立ち上げておくことができますが、その場で急に、「あのサイトの情報を見せたい」となることもあります。
画面共有中にWebブラウザを立ち上げ、検索窓にキーワードを打ち込むとき、これまでの検索履歴や検索候補の表示によって、あなたがつい最近何について検索したのかが相手に見られてしまいます。
もちろん、「自分はやましいことは検索してない！」と思うかもしれませんが、聴衆からしたら結構気になってしまいます。
ですから、オンラインプレゼンの前には、必ず、検索履歴を全て消去しておくか、GoogleChromをお使いでしたら「シークレットウィンドウ」で立ち上げておくことをおすすめします。
シークレットウィンドウは、履歴やデータが残らないので、いつでも初期設定の状態で使用することができます。
【GoogleChromのシークレットウィンドウの使い方】
ちなみに、私は以前、オンラインプレゼンを受けていたときに、そのプレゼンターが画面共有しながらWebブラウザでを検索しようとしたんです。
そのとき、検索履歴に某セクシー女優の名前が載っていて、すごく驚いたことがあります。
別にそれが悪いことではないですし、私はある意味、親近感を覚えましたが、本人からしたらとても恥ずかしかったと思います。
そして、実はこれを利用する方法もあります。
例えば、社会問題やボランティア活動などについて検索履歴を残しておき、それをさり気なく見せることで、好感を狙うと行った方法です。
まあ、これはあまりオススメできませんが、とにかく検索履歴というのはその人のパーソナルな部分が見えてしまうこともあるので十分注意してください。
不要なウィンドウは閉じる
メールやPDFやブラウザ、フォルダなど、色々開いたまま作業することは多いかと思いますが、オンラインプレゼンのときにはすべて閉じておきましょう。
不要な情報がちょっとでも聴衆の目に入ると、集中力をそがれますし、プレゼンターも操作に戸惑うことがあります。
例えば、PowerPointの画面を共有していて、途中で違うPDFを共有したい場合に、色々なウィンドウが開いていると手間取ってしまいますよね。
そのような時間のロスは相手にストレスを与えてしまうので、不要なウィンドウは閉じるようにしてください。
相手の環境を考える
オンラインプレゼンの場合、相手がPCで視聴しているのか、スマホで視聴しているのか、またはネットワークの環境は良好なのか、などを考える必要があります。
例えば、フォントサイズです。
対面式でスクリーンに映し出すプレゼンの場合、席が離れた人からも見えるように、フォントサイズを大きくする必要がありますが、手元のデバイスで視聴できるオンラインプレゼンでは、そこまでフォントサイズを大きくする必要はありません。
ただし、そのデバイスがPCなのか、スマホなのかで、また変わってきます。
当然スマホでは画面が小さくなるので、フォントサイズを大きくしておく必要があります。
PCのみで視聴する場合には最低フォントは14ptでも読むことができますが、スマホだともう少し大きなフォントサイズにしておかないと読めません。
ですから、相手がどちらで視聴するのかわからない場合には、最低フォントを20pt以上にしておいてください。
また、相手のネットーワーク環境によっては、データ量の重い資料を共有すると途中で止まってしまうこともありますので、データをなるべく軽くしておく工夫が必要になってきます。
質問を交え、インタラクティブにする
インタラクティブとは「双方向」という意味ですが、オンラインプレゼンでは一方的に話しかけて終わりにならないようにしましょう。
最後に質問をするのはもちろんですが、プレゼンの途中でも、「ここまでで何かご質問はありますが？」とか「このAとBでしたら、どちらを詳しく知りたいですか？」などの質問を交えて、インタラクティブなプレゼンにする必要があります。
対面式のプレゼンと違って画面の向こうにいる相手には様々な誘惑があり、何をしているのかわかりません。
メールやSNSを使ったり、インターネットで調べ物をしたりしているかもしれません。
ですから、常にこちらに意識を集中させるように、質問を交えて一方通行なプレゼンにならないようにしないといけないんです。
シンプルに伝える
先程もお伝えしましたが、画面の向こうにいる相手には、様々な誘惑があり、集中するのが難しい状況にあります。
ですから、ダラダラと伝えるのではなく、シンプルに伝えていかないといけません。
シンプルに伝えるためには、そのプレゼンで何を一番伝えたいのかを明確にして、それ以外の余計なことを取り除く作業が必要になってきます。
例えば、ダイエットプログラムを販売する場合、「スクワット10回を3セット」「腹筋20回を5セット」など、プログラム内容を詳しく説明する必要はありませんよね。また、「オリジナウェアの販売をしていて、それがとても高機能です」などの余計な提案も必要ありません。
それよりも、どれぐらいの期間で、どんな効果が見込めるのか、お客様の声はあるのか、費用はいくらなのか、効果が見込める根拠はなにか、などを伝えるべきですよね。
特にオンラインプレゼンでは集中力を保つことが難しいので、余計なことは伝えずシンプルに最短で伝えるようにしましょう。
シンプルな伝え方についてもっと知りたい方はこちら↓↓↓
中表紙で現在地を教える
あまり長いプレゼンテーションはオススメしませんが、どうしても長くなってしまう場合、中表紙をつけて現在地を教えてあげましょう。
中表紙とは、章が変わるごとにつけるスライドのことです。
いつ終わるのかわからないプレゼンは、聴衆にとってかなりつらいものになります。
時計ばかりを見て、「これはあとどれくらい続くんだ・・・」と途方に暮れてしまうこともあります。
そうならないためにも、「今はこの部分を話していて、あとこれくらいの項目がありますよ」というのを中表紙で伝えてあげるんです。
基本的に、中表紙は目次と連動していることが多く、目次の項目の数だけ中表紙が必要になります。
あまりにも項目が多いと、最初からプレゼンを聴く気が失われてしまうので、項目は細かく分けずに、多くても5つぐらいに収めるようにしてください。
聴衆をひきつけるために
何度もお伝えしていますが、聴衆は100%集中してプレゼンを聴くことが難しい状況にあります。
ですから、途中で質問をしたり、シンプルに伝えることで、プレゼンに集中してもらう工夫が必要なのですが、それ以外にも、「スピード感」というものが非常に大切になってきます。
例えば、このスライドを見せられたまま、10分間も話をされたらどうでしょうか？
おそらく多くの人が飽きてしまうと思います。
正直なところ、このスライドを見せられたまま5分間でもきついです。
なので、スライドは分割して、紙芝居のように、どんどんとスライドをめくっていき、動きをつけてあげましょう。
私たちは、動いているものに注意を向ける性質があります。
例えば、テレビでは、静止画が画面に映し出されているときでも、そのまま止まっているのではなく、微妙に動いています。
あなたもYoutubeを見ることがあると思いますが、ずっと変わらない一つの画面で動きのないまま話しをされても、飽きてしましまいますよね。
ですから、オンラインプレゼンでも聴衆を飽きさせないために、スライドを細かく変えて動きをつけるようにしてください。
スライドを細かく分けるということは、それだけスライドの数が増えますので、作業が増えるように感じますが、1枚のスライドに色々な情報を詰め込むほうが、レイアウトなどに迷い、時間がかかることがあります。
スライドを分けたときに、1枚のスライドの情報量が減り、余白が気になるかもしれません。
ですが、余白を無理に埋めようとする必要はありません。
逆に余白があったほうが、洗練されている印象を受け、見やすくなります。
もちろん、動きをつけるという観点からすると、スライドを分けるだけではなく、アニメーションを使うことも効果的ですが、あまり慣れていない人は無理に使う必要はありません。
コンテンツを視覚化する
スライドを制作する際に下記のような文章だけのスライドだと分かりにくいですよね。
講師陣は厳選されたプロで、毎月100以上の動画を追加しています。
このようなコンテンツは視覚的にわかりやすくすることで、聴衆のストレスを和らげることができます。
視覚的にわかりやすくすると言っても、イラストを作成したり、写真を撮ったりするわけではありません。このように、伝えたい内容を四角形で囲うだけでいいんです。
これだけで、ぱっと見て内容を理解することができますよね。
あとは、数字などを用いるときにはできるだけ、グラフなどを使うと視覚的に理解できるようになります。
文章でダラダラと伝えるのではなく、要点を絞って視覚的に見せることで、聴衆に注目させ、理解しやすいスライドにすることができます。
最後には行動を促す
プレゼンの最後には必ず、あなたが望む行動を明確に伝えるようにしましょう。
「最後までありがとうございました。気になることがありましたらいつでもご連絡ください。」
で終わらせるのではなく、
「お気軽にご連絡ください。連絡先はこちらです。」
のように明確に連絡先を指示するようにしてください。
また、お問い合わせしてほしいのか、資料を請求してほしいのか、訪問を希望しているのか、来店を希望しているのか。
あなたが聴衆に対して、起こしてほしい行動を明確に伝えるようにして、聴衆を迷わせないようにしましょう。
録画して見直す
これは、オンラインプレゼンの特権です。
例えばZoomでは録画機能がついています。
プレゼンの最中の画面を録画することで、後で見返したときに、どの部分で聴衆が興味を失ったのかわかるようになりますし、さらに、自分のプレゼンを見返すことで、分かりにくい部分や間延びしている部分などを客観的に判断することができます。
対面のプレゼンでは、ビデオカメラを回さないとできませんが、オンラインだと録画が簡単にできるわけです。
あなたの同僚で、プレゼンが上手な人の録画映像を見せてもらって勉強することもできますし、素晴らしいプレゼンだったら社内で共有することも簡単です。ですから、録画することをオススメします。
ただし、勝手に録画することはマナー違反です。
プレゼンの冒頭で「今回のプレゼンテーションを、社内ナレッジのために録画させていただいてもよろしいでしょか？社外に出すことは一切ないのでご安心ください」のように必ず一言添えるようにしましょう。
勝手に録画していると、気分を害されることがありますし、相手によっては録画を嫌がる人もいます。
ですから最初に録画をしてもよいか聞くようにしてください。
オンラインプレゼンのコツのまとめ
今回はオンラインプレゼンのコツについてお伝えしてきました。
- オンラインプレゼンではまずこれを見直してほしい
- 気が散るものを排除
- 相手の環境を考える
- 質問を交え、インタラクティブにする
- シンプルに伝える
- 中表紙で現在地を教える
- 聴衆をひきつけるために
- コンテンツを視覚化する
- 最後には行動を促す
- 録画して見直す
もちろん、今後対面プレゼンが完全になくなることはないと思いますが、オンラインプレゼンが広まることで、今までは距離的にも難しかった相手にプレゼンする機会が増えると思います。
是非、この機会にあなたのオンラインプレゼンを見直してみてください！
監修者
＜略歴＞
武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
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