先日、オリジナルデザインのTシャツを印刷してもらうために、Tシャツの印刷屋さんをインターネットで探したんです。
まあ、すぐに見つかるだろう、と軽い気持ちで、インターネットで検索し始めたのですが、結局2時間かかっても、印刷屋さんを見つけることができませんでした・・・
なぜなら、
サイトが難しすぎるから！
全面プリントができるのかわからない！
データをどこに入稿すればいいのかわからない！
Tシャツの種類がわからない！
とにかく、どのサイトもよくわからない！！！
サイトの構成が複雑すぎたり、説明が不足していたりして、理解ができないんです。
んもぅぅぅ、私のストレスはマックスです！！！
最終的には知人に聞いて印刷屋さんを紹介してもらいました。
さて、
ここで質問です。
あなたの説明はいかがでしょうか？
プレゼンテーションや営業時の説明でお客さんを混乱させていませんか？
せっかく良い商品・サービスであっても、理解しづらいという理由でお客さんを逃してしまっているかもしれません。
それでは、あまりにももったいなさすぎるので、今回は相手に理解してもらうためのコツをお伝えしたいと思います。
プレゼンや営業時に資料を使ってお客さんに説明する場合、余計なストレスを与えないようにしましょう。
ここでのストレスとは、
「お客さまが理解できない」
ということです。
短すぎる説明や、難しい専門用語、ダラダラとした説明は、説明を聞いているお客さまの脳にかなり負担をかけている状態になります。
そうならないためにも、難しい専門用語を使わずに具体的に説明することが大切です。
具体的に説明するといっても、余計なことや無駄な説明を省き、簡潔に説明することで、より理解してもらいやすくなります。
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
↓↓↓
なぜ説明が難しくなってしまうのか？
私は、これまでに多くのプレゼン資料を見てきました。
その中で、よく感じることは、とても良いことを書いてありそうだけど、意味がよくわからない、ということです。
一見すると、それらしいことが書いてあるんですよ。
でも、よくよく見てみると、何が言いたいのかよくわからないんです。
例えば
これはある企業のプレゼン資料に書かれていたキャッチコピーです。
「生涯価値効率＝顧客企業にとってのトータルな価値」
どうでしょうか？
良さそうなキャッチコピーでも、よく見てみると、意味がわからないですよね？
生涯価値効率？
トータルな価値？
まったく具体的ではなく、とても抽象的な表現です。
もちろん、これに続く文章や、前段階に説明があるとは思います。
でも、いちいちそれを読まないと理解できないキャッチコピーは良いキャッチコピーとは言えません。
では、なぜこんなことが起きてしまうのか？
多くの方が勘違いしていて、伝え方をより難しくしている原因は、
「短く端的に伝えよう」
としていることです。
文章が長すぎると
・相手に読んでもらえない。
・誌面の都合上、レイアウトに収まらない。
・印象に残りづらい。
などと考えてしまい、短くしようとしすぎた結果、意味がわからない文章になってしまうんです。
さらに、理解しづらくなってしまう大きな原因は
「難しい言葉を使おうとしてしまう」
ということです。
これは、優秀な方にとても多く見られる気がします。
（高村調べ）
自分の権威性や専門性を表現しようと難しい言葉を使ってしまうんです。
確かに研究結果の発表や、専門的な人たちの集まりでは効果的かもしれません。
難しい言葉を使った方が説得力があるように感じるかもしれません。
でも、普通のお客さんや取引先に説明する場合には、難しい言葉を使って困らせることはしない方が良いのです。
なぜなら、私たち人間の脳は「わかりやすさを好み、難しいことを嫌う」からです。
あなたにも経験があるはずです。
難しい本を読んで眠くなったことが。
説明が難しくて購入を断念したことが。
上司の難しい話に、あきれたことが。
だからこそ、難しく説明することをやめるようにしましょう。
相手に理解してもらうためには
じゃあ、具体的にどうやって説明していけばいいのか。
これには2つ気を付けていただきたいことがあります。
- 具体的に説明する
- だれでもわかる言葉を使う
以上の2つに気をつけて説明することを心がけてください。
具体的に説明する
長い話は疲れますよね。
新しいスマートフォンを買って、分厚い説明書なんて読みたくないですよね？
長ったらしいメールには嫌気がさします。
そうなんです。
私たちは長い説明は好きではないんです。
じゃあ、説明は短い方がいいのか、というと決してそういうわけでもないんです。
たとえば、ダイエットについての説明について
だけではわからないですよね？
それよりも
血中酸素濃度が低いと、脂肪分解成分である酵素の一種、リパリーゼの活動が少なくなるため痩せにくくなります。
なので、血中酸素濃度を高めることがダイエットには大切で、そのために朝の空腹時にコーヒーやお茶などのカフェインを摂ることをおすすめします。
カフェインもリパリーゼを活性化させる作用があるため効果的なのです。」
と具体的に説明された方が理解しやすいです。
でもこれが正解なわけではありません。
先ほどの説明ではちょっと長いって思いませんでしたか？
そうです。
具体的に説明することは、ながーく説明することではないんです。
なので、
そのためには朝の空腹時時にコーヒーやお茶などのカフェインを摂ることをおすすめします。」
と、これぐらいの説明でいいんです。
こうすることで、理解しやすく相手に届きやすいメッセージを発信することができます。
つまり、具体的に説明することで相手の理解度を高めることができますが、その際に気をつけなければいけないことは、どれだけ無駄な説明を省くことができるかということなんです。
余計な情報やくどい説明をして相手を困らせることだけは避けるようにしましょう
だれでもわかる言葉を使う
先日、あるマーケティングサポートをする会社様から、会社案内の制作を依頼されたときのことです。
お客さんが現在使用している資料を拝見すると、出てくるわ出てくるわ。
専門用語。
LTV
CVR
KPI
KGI
リードジェネレーション
オプトイン
カスタマージャニー
もちろん、これらの用語はマーケティングを知っている人は、いちいち説明されなくても理解することができます。
私は、お客さんに
「この資料を使って説明するお客さまは、マーケティングに詳しい人ばかりなんですか？」
と聞いてみました。
すると、
「一応、相手もマーケティングについて知っていると思いますが、知らない人もいますね。」
との返答をいただきました。
となると、これらの専門用語は相手に理解してもらえないことがある、ということです。
それでは、相手を困らせてしまいますよね。
流暢に説明してくれている相手に向かって、いちいち
「ちょっと待って、これはどういう意味？」
なんて聞き返したりしません。
とりあえず、話だけ聞いているフリはしますが、ほとんど聞いてくれません。
もしも、あなたが説明する相手が、あなたの業界についてあまり詳しくない場合、専門用語をできるだけ使わずに説明できるようにしてください。
専門用語を使って自分の専門性を誇示したい気持ちもわかりますし、時にはそれがあなたの価値を高めることもあります。
でも、そんな場合でも全て専門用語を使うのではなく、数カ所だけ専門用語を使うようにして、専門用語を使う場合にはちゃんと説明してあげるようにしてください。
そうすれば、相手は理解できないことにストレスを感じることなく、あなたの話をしっかりと聞いてくれるようになるはずです。
ぜひ、今一度、あなたが現在使っているプレゼン資料や営業資料を見返して、理解できない部分がないかを確認してみてくださいね！
相手にシンプルにメッセージを届けたい方はこちら↓↓↓
⇒参考：「プレゼンや営業資料ではシンプルなメッセージが一番響く！」
営業資料でわかりやすく理解してもらえる方法のまとめ
プレゼン資料や営業資料を使って、説明をする機会があるのでしたら、これだけは覚えておいて欲しいことがあります。
「相手に忖度してもらってはダメ」
ということです。
相手に理解を委ねたり、考えさせたりしてしまってはいけません。
その時点で、とてもストレスがかかっている状態だということを意識しておいてくださいね！
相手が理解しづらくなる2つの原因をもう一度お伝えします。
- 短く伝えようとしすぎる
- 難しい言葉と使おうとする
これらのことを頭の片隅にいれておいてもらえると幸いです！ 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
⇒主な制作事例はこちら
