完成したプレゼン資料を見直すなんて当たり前だろ。
と思われたかもしれません。
そんなあなたは、とても素晴らしいと思います。
ちゃんと見直すことで、プレゼン資料を完璧なものへと近づけていくことができます。
一度できたものを見直すことはとても大切で、必ず見直す必要があります。
なぜなら必ず間違いがあるからです。
（これは自信を持って言えます！）
さらに見直しをすることは、間違いを見つけるだけではなく、より伝わりやすい資料を作っていくことを目的としています。
そのためには、しっかりと見直すべき点を意識して見直す必要があります。
今回は、なぜ見直すことがそんなに大切なのか？そしてどんなところに注意して見直せばいいのか？についてお伝えしていきたいと思います！
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
↓↓↓
目次
見直すことの必要性
何度も資料を見直す、いわゆる推敲はプレゼン資料を作るうえで、とても重要な作業の一つです。
特に、チームを組んでおらず自分一人で、資料を仕上げる場合には、1度や2度の見直しでは足りないと思います。
なぜなら見直すたびに必ず誤字脱字が見つかるはずです。
もし見つからないのであれば、それは「自分の作った資料に間違いはないだろう」と思い込んで見直している可能性が高いです！
「絶対に間違いがあるはずだ！」
という気持ちで資料を見直さなくてはいけません。
このときばかりは自分を信用しないでください！
友達同士のやりとりなら、誤字脱字は問題ないですが、ビジネスの場合だと信用をなくす可能性もでてきてしまいます。
ちょっとした間違いで「ちゃんと見直してないんだな」「仕事にしっかり取り組んでいるのかな？」などと思われてしまっては、もったいないじゃないですか。
ですから、必ず見直して間違いがないか、確認をしっかりとするようにしましょう。
資料を見直すことは、間違いを見つけるだけではありません。
見直すことで、プレゼン資料の矛盾点や伝わりづらい部分を見つけることも大切です。
間違った部分はなかったとしても、意味がわからなかったり、急に話が飛んだりしてしまうと聴き手に伝わらなくなってしまいます。
本でも資料でも、理解するのに時間がかかったり、何度読み返してもわかりづらいことってありますよね？
そういったものを修正していくことが必要なんです。
資料の完成度をあげるための見直し方のコツ
ただ見直そう！だけでは、何をどう見直せばいいのかわかりませんし、そんなやり方では時間がかかってしまいます。
ですから、特に注意して見直す必要がある項目を下記にまとめてみました。
【見直すべきチェック項目】
- 誤字脱字はないか
- 全体のストーリーがつながっているか
- 根拠に矛盾はないか
- わかりづらい表現・言葉になってないか
- 具体的に説明しているか
- 余計な要素はないか
全体のストーリーがつながっているか
プレゼン全体を通して、急に話題が変わったり、話が前後したりしていないかを確認してください。
もちろん、プレゼンにインパクトを与えるために、急に話を変えることもあるかと思います。
そういった狙いや目的がある場合はいいのですが、毎スライド毎スライド話が変わってしまっては聴き手は疲れてしまいます。
ですから、基本的にはプレゼン全体を通してストーリーがつながる構成にするようにしましょう。
このときの一番よい確認方法は、パワーポイントの各スライドの間に「そして、さらに、なぜなら、つまり、しかし」などの接続語を入れてみて、前後のスライドの意味がちゃんと通っているか確認してみることです。
接続語を入れて、違和感があるようなら順番を入れ替えたり、違う言い方にしたほうが全体の流れがスムーズになります。
根拠に矛盾はないか
プレゼンで提案をするということは、なんらかの根拠があるはずです。
「このサプリを飲めば無理なく痩せます。」
といったように、根拠がなければ怪しい広告のようになってしまいます。
そのために根拠が必要なわけですが、根拠自体に矛盾がある場合には信用してもらえません。
「このサプリを飲めば無理なく痩せます。実際に試した80%の人が効果を実感しています。」
確かに根拠が示されていますが、「だったらみんなジムなんか行かないし、みんな痩せてるはずじゃん」と思っちゃいますよね。
根拠が矛盾していれば、信用してもらうことは難しいですし、むしろ「嘘じゃないの？」と余計に不安をあおる結果になってしまうかもしれません。
ですから、正確な数字や、利用した人の声、科学的根拠を示して矛盾をなくしていき、信用してもらえるように伝えていきましょう。
わかりづらい表現・言葉になってないか
わかりづらい表現や言葉のプレゼンはとても多いです。
専門用語だったり、横文字を使ったり、難しい言葉を使ってしまっているんです。
聴き手が同じような業界だったり、同じような背景をもった人たちなら、通じるでしょうから問題ないかもしれませんが、そうでない場合には、だれでもわかるような言葉や表現で伝えてあげたほうが、理解してもらいやすくなります。
「プレゼンの基本的な考え方は聴き手の立場に立って伝えること」で詳しくお伝えしていますが、専門用語や難しい表現を使ってしまう原因は、プレゼンターの専門性や権威性を保ちたい、という気持ちが一因しています。
専門性や権威性を保つことは大切です。
なぜならその道のプロとしてプレゼンしているからです。
でも、聴き手が理解できなければ、どんなにすばらしい提案も無駄になってしまます。
聴き手にしっかりと理解してもらうには、わかりやすい言葉と表現を心がけるようにしましょう。
わかりづらい表現や、わかりづらい言葉は案外自分では気が付かないことが多いので、そのプレゼンにまったく関係ない第三者に確認してもらうと、どこがわかりにくいのかを把握することができますので、もしそのような機会があれば第三者に見てもらいましょう。
具体的に説明しているか
シンプルにまとめようとしたり、時間内に全てを伝えようとすると、どうしても具体的に説明することを忘れてしまいます。
でも、具体的に説明することは大切です。
と言われても、あまりピンときませんよね？
それよりも、
というように具体的に説明して、聴き手の頭の中にイメージがわきやすいように伝えてあげることで、よりプレゼンへの理解を深めることができるんです。
余計な要素はないか
プレゼンは時間無制限で何時間でもやっていいものではありません。
ほとんどの場合時間が限られていると思います。
その中で、無駄な説明でスライドと時間を使ってしまうのはもったいないですよね。
余計な話で時間を使うぐらいなら、本当に伝えたいことをもっと詳しく説明するようにしたほうがいいのではないかと私は考えています。
今ある内容や情報が本当に必要なのか？
それは聴き手にとって大切な情報なのかをもう一度考えてみてください。
余計な情報を伝えてしまうと提案がボケてしまいますし、理解しづらく複雑なものにもなってしまいます。
あなたのプレゼンを、聴き手にしっかり届けるために余計なものを取り除き、シンプルに伝えるようにしましょう。
まとめ
誤字脱字などの間違いを見つけることはとても大切ですが、「資料を見直す」という行為の目的はそれだけではありません。
プレゼン資料を完璧な状態に仕上げるためには、以下の項目に注意して見直してみましょう。
- 誤字脱字はないか
- 全体のストーリーがつながっているか
- 根拠に矛盾はないか
- わかりづらい表現・言葉になってないか
- 具体的に説明しているか
- 余計な要素はないか
そうすれば聴き手にとってわかりやすいプレゼン資料を作ることができると思いますので、目的をもって見直してみてください。 監修者 ＜略歴＞ 武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
⇒主な制作事例はこちら
