会議や商談の際、会議室でプレゼンをしたり、オンライン会議で提案書を提示したりと、パワーポイントは企業活動の中に深く浸透しています。
その中で出てきたのが、「パワーポイントで会社案内を作る」という考え方。
会社案内には営業資料として顧客獲得を目指すため、広報資料として認知度を高めるため、株主などへの説明資料として、就職活動をしている学生さんに対しての説明資料としてなど、多くの用途が望まれます。
パワーポイントで会社案内を作ることには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
また、どのように作ればよいのでしょうか。
この記事ではパワーポイントで会社案内を作る時の手順や注意点、外注する際の注意点をご紹介します。
また、これから会社案内を外注したい、とお考えのかたにも、どんな資料制作会社を選べばいいのか、という参考になればと思います。
誰でも簡単にきれいなプレゼン資料が作れる
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目次
パワーポイントで会社案内を作れる？
パワーポイントを使って会社案内を作ることは可能でしょうか。
答えはイエス、です。
パワーポイントで作成すれば、編集が簡単なので、資料を見せる対象者によって盛り込む内容を変えることも簡単です。
創業年、従業員数、事業概要など基本的な自社情報を載せた会社案内を作り、そこに、目的に応じてカスタマイズした情報を付け加えていくことで、目的に合った会社案内が何種類でも作れます。
以下、採用におけるPRのために会社案内を作る場合と、商談における営業資料として会社案内を作る場合に分けて考えてみます。
採用におけるPR
採用におけるPR資料としての会社案内にはどのような情報が欲しいでしょうか。
採用試験を受ける人たちは、「これから自分が働く場所の候補」として、あなたの会社を見ています。採用におけるPR資料としての会社案内に必要なのは、入社後のイメージがわくような資料です。
具体的には、給与体系であったり、福利厚生や研修制度にはどのようなものがあるのか、といった情報です。また、実際に働いている人の声も参考になるでしょう。就職情報サイトに掲載されているような社員インタビューを掲載してもいいかもしれません。
商談における営業資料
一方、商談における営業資料は、お客様に売り込みたい商品・サービスの情報を的確に伝える必要があります。
商品・サービスの概要はもちろんのこと、それを導入することでお客様にはどのようなメリットがあるのか、そのメリットを裏付ける具体的な数字、費用対効果などについて詳しく述べることによって、導入イメージがわきやすくなるでしょう。
パワーポイントで会社紹介資料を作る前に
早速我が社もパワーポイントで会社案内を作ってみよう、と思った方へ。
パワーポイントで会社紹介資料を作る前に、いくつか検討しておきたいことがあります。
以下、パワーポイントで会社案内を作る準備のポイントを5つに分けてご紹介します。
準備①作成の目的を明確にする
最初にすべきことは、「作成の目的を明確にする」ことです。
先にも、採用活動目的で作る会社案内と、営業資料としての会社案内では、掲載すべき情報が異なってくるというお話をしました。
この会社案内が、どんな目的達成のための道具として作られるのか、誰に向けてのものなのか、はっきりさせておきましょう。
何のために作るのかを明確にすることで、必要な情報も自ずと絞られてきます。
準備②デザインの方向性を固める
何のため会社案内を制作するのかが明確になったら、デザインの方向性を固めましょう。
基本的には自社ホームページやLPと方向性を揃えた方が、企業としての統一感が出ます。また、コーポレートカラーを使うことで、自社資料として認識されやすくなります。
インターネット上には、さまざまな会社案内の事例が掲載されています。そういったものを見比べることにより、「こういう雰囲気のものが作りたい」という理想のイメージが見えてくるはずです。
会社案内は企業の「顔」ですから、妥協せず、納得のいくデザインを探していきましょう。また、実際に会社案内を配布するのは、相手先企業と関わる人たちです。この段階で、各関係部署の了承を得ておくとよいでしょう。
準備③必要なページを確認する
続いて、必要なページを確認していきましょう。
一般的な会社案内に掲載されている情報としては、「代表挨拶」「企業理念」「会社概要」「事業・サービス概要」「取扱い商品」「沿革」「組織図」「スタッフ紹介」、「事業所紹介」があります。
ただし、必ずしもこれらの全てを会社案内に盛り込む必要はありません。必要に応じてページを割いたり、減らしたりしましょう。
採用におけるPRのためであれば、「社員の1日」紹介や活躍している社員の紹介、福利厚生制度の紹介などは盛り込みたいところです。
一方、営業資料として作成するのであれば、当該製品・サービスはどのようなものなのか、自社の市場シェアはどのくらいか、などを盛り込んでいきます。
どんなページが必要なのかを検討するのはもちろん、それらをひとつの会社案内資料とした時にどうか、という視点も忘れずにいたいものです。
準備④必要な素材を洗い出す
必要なページがどのようなページなのかが定まったら、今度はそのページを作るのにどのような「素材」が必要なのかを洗い出していきましょう。
どのような素材が必要か洗い出すためには、どのようなページ構成にしたいのかを考えなくてはなりません。各ページの完成イメージから、ひとつひとつのページでどんな素材が使われているのか洗い出します。
例えば、社内の組織図を載せるのであれば、組織図のデータが必要です。また、統廃合された部署はないか、新設された部署はないか、各部署の名称に変更がないかといったチェックも必要です。
必要な素材が何かがわかったところで、その素材は既にある素材なのか、新たに用意する素材なのか、新たに用意するのであれば誰が、どのように調達するのかについては、担当者同士でよく確認しておきましょう。
準備⑤ページを割り振る
続いてページの割り振りです。
同じ内容でも、順番が変わるだけで受ける印象は大きく違ってきます。
ページの割り振りを考える際には、全体を俯瞰すること、会社案内を受け取る人たちにどのような印象を与えたいのかを考えることを忘れないでください。
パワーポイントで作る会社紹介資料をまとめるポイント
準備ができたら、次は実際の資料作りです。
ポイント①フォントや素材を選定する
フォント選びや素材選びは、会社案内の印象を大きく左右する要素のひとつです。
フォントは、游ゴシックをおすすめします。パワーポイントやワードでデフォルトのフォントとなっているので、見たことのある方も多いのではないでしょうか。
ゴシック体は文字の縦横の太さがほぼ均一で装飾性が少ないです。また、視認性が高く、遠い距離でも文字を判別しやすいため、大きな会場で上映する可能性のあるパワーポイントでの会社案内づくりでは、ゴシック体をおすすめします。中でも游ゴシックは少し小さめの字面であるため、長文でも読みやすいという利点があります。また、一字一字の視認性が高く、優れた字体です。
また、素材についても準備④で見たように、必要なものが精査されているはずです。それに従い、素材を選定していきましょう。特に写真については、どうしてもそれしか用意できないという場合を除き、なるべく高画質のもので揃えましょう。
ポイント②レイアウトにこだわる
レイアウトにもとことんこだわりましょう。
せっかくパワーポイントという視覚に訴えるソフトで作成するのですから、レイアウトにこだわり、見る人の印象に残る会社案内にしましょう。
レイアウトを考える際には、メモ紙やメモソフトを使って、ラフ案を作ってから、ブラッシュアップさせていくのがおすすめです。
ポイント③配色はコーポレートカラーに合わせる
パワーポイントで会社案内を作る際には、コーポレートカラーを採用し、自社から出ている他の印刷物・配布物との統一感を持たせましょう。
資料の配色については、「補色を意識する」「コントラストを意識する」「色はメインカラーとアクセントカラーの2色だけ」「彩度と明度を調整する」の4点を意識していれば、大幅に失敗することはありません。
コーポレートカラーをメインカラー、コーポレートカラーの反対色をアクセントカラーとして使います。そのほかの色は黒と白にとどめ、どうしてもそれ以外の色を使う場合は必要最小限にとどめます。
また、自社ホームページやLPがある場合には、そちらとの統一感も重視したいところです。
ポイント④スライド間のつながりを意識する
パワーポイントで会社案内のスライド資料を作る時には、1ページ1ページがまとまってひとつの会社案内という作品になるのだということを忘れずにいたいものです。
そんなの当たり前だよね、とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。しかし、1ページ1ページ、内容も、レイアウトも異なるページを作っていると、他のページと合わせてひとまとまりの作品なのだという感覚は薄れがちです。
レイアウトにこだわるのも大事ですが、スライドとスライドの間のつながりも意識したいところです。
営業ツールとしての会社案内とは
会社案内はお客さんへのラブレター
会社案内の目的は様々だとお伝えしましたが、営業ツールとしての会社案内の目的は「顧客を獲得するため」です。
つまり、商品やサービスを買ってもらうためです。
セールスレターなどでは、「お客さんに向かってラブレターを書くように」とよく言われますが、会社案内も同様に相手に向けてのラブレターなんです。
ラブレターでの最終目的は「お付き合いすること」や「結婚すること」ですが、会社案内では「商品・サービスを買ってもらうこと」や「試供品をためしてもらうこと」などにあたります。
あなたはラブレターを書いたことがありますが？
もしくはもらったことがあるでしょうか？
私はもらったことはありません・・・
でも書いたことはあります！
それは中学1年生の時でした。
他の小学校から入ってきた彼女に一目惚れで、ラブレターを書きました。
結果は返事すらもらえない無視というもっとも悲しいものでしたが、高村少年が送った手紙は、きっと自分のことをつらつら書いたラブレターではなかったと思います。
「僕はサッカーが好きで将来はサッカー選手になる」なんて絶対に書いていないと思います。
そうなんです。
ここが重要なんです。
自分のことばかり書かれたラブレターなんて誰も読みたくないですよね！
気持悪いラブレターは書かないようにしよう
自分がどういう人間で、どういった過去があって、どんな展望があるのかが、たくさん書かれたラブレターなんて、めちゃくちゃ気持悪いですよね。
受け取った方の印象としては「自分のことしか考えていない」と思われてしまうかもしれません。
会社案内も同じように、自分のことばかり書いてあるものは、読んでいて疲れてしまいます。
ただ、ここで勘違いしてほしくないのは、ラブレターはあくまでも例え話で、会社案内にはちゃんと自分の話を盛り込む必要があります。
さすがに、会社について何も書かれていない会社案内なんて怪しすぎますよね？
何が言いたいのかというと、相手のことを考えて会社案内を制作することが大切だということです。
相手のことを考えた会社案内とは、相手の立場に立ったとき、どんな会社案内なら読みたくなるのか、ということを考えることです、
では、そのことについて次の章から詳しくご説明していきます。
会社案内に必要な内容
会社案内にはお客さんにとってのメリットが大切
あなたがお客さんの立場として考えたとき、あなたに商品を売り込みに来た営業マンが資料を見せながら、自社の歴史や代表の挨拶などを長々と語り出したらどうでしょうか？
ちょっとしんどいですよね？
そのほかにも、企業体制や関連会社、これからの展望などをいきなり話されても、正直そんなことには興味はありません。
もちろん、これらは企業としての信頼を示すためには大切なことですよ。
ただ、私が言いたいのは、これらの内容よりも重要なことがある、ということなんです。
それがお客さんにとってのメリットです。
その商品やサービスが、お客さんにとってどんな良い未来を提供できるのかを伝えるんです。
たとえば、オフィスチェアーを販売する場合、座面の角度調整やヘッドレスト・アームレストの位置調整、蒸れないメッシュシートなどの機能部分を伝えるよりも、
「長時間のデスクワークでも腰が痛くならない」
とお客さんにとってのメリットを伝えたほうが、そういった悩みを持っている人にシンプルに伝わりますよね。
このようにメリットを伝えた会社案内のほうが営業ツールとして非常に効果的になります。
メリットについてもっと知りたい方はこちら↓↓↓
⇒参考：「会社案内の制作で絶対に気をつけて欲しいたった1つのこと」
お客さんの信頼を得るための要素
会社案内でお客さんに対してのメリットを伝えることは大切ですが、それだけでは会社案内としてはもちろん不十分です。
「このサプリを毎日飲めば1ヶ月で5キロ痩せられます」
と言われても、誰も信じませんよね。
会社案内の目的は「商品・サービスを買ってもらうこと」ですが、その前提として「信頼してもらうこと」という大きなハードルがあります。
お客様に信頼してもらうために、その他多くの情報を伝える必要があるんです。
例えば、「実績」や「お客様の声」は信頼を得るためには、もっとも大切な情報であり、効果を発揮するものです。
あなたもAmazonで買い物をする時、ほぼ必ずレビューを確認しているはずです。
情熱や想いを語るのは馬鹿らしい？
さらに、情熱や想い、というものを非常に大切な要素です。
「情熱や想いで商品が売れたら苦労しねーよ」なんて思うかもしれませんが、決してバカにできない要素です。
私は以前、実績も何もない状態で「そのビジネスにかける想い」だけを武器に取引が成立したこともありますし、オーガニック化粧品を製造販売しているメーカーは創業者が自身の肌トラブルを解決するために研究し開発した商品であることを伝え、お客さんの共感を得ています。
情熱や想いには物語が内包されています。
そして私たちは物語に触れると、共感を抱くんです。
だからこそ、自社商品やサービスに対する想い、情熱を語ることで、開発までの苦労や乗り越えた壁を伝えることができ、より商品・サービスの価値を高めてくれるんです。
そのほかに盛り込む要素
その他ほかにも盛り込む要素はたくさんあります。
- 代表あいさつ
- 企業理念
- 展望
- 事業内容
- 所在地
- 関連会社
- 組織体制
- 設立年月日
- 年商
- 資本金
- 取引先
- 沿革
- 支店
- 地図
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
こうやって列挙するとたくさんありますね〜
もちろん全てを盛り込む必要はありませが、おそらくほとんどの要素が必要になってくるのかな、と思います。
で、ここでひとつ注意していただきたいのが、「連絡先」です。
もしもあなたの会社がまだ立ち上げたばかりや、電話対応できる従業員がいない、といった場合には、会社の電話だけではなく、携帯電話など、必ず連絡のつく連絡先を記載するようにしましょう。
連絡がつかない、というのは信用を損なうことになりかねませんし、営業時に名刺を渡すから大丈夫、と思っていても、お客さんが連絡を取りたい時に手元には会社案内しかなく、名刺がない状態かもしれません。
そういった様々な状況を想定し、会社案内に記載する連絡先を決めるようにしましょう。
また、ある程度の規模の会社であっても、これは同じことです。
会社案内に記載してある連絡先に連絡して、すぐに担当者に取り次いでもらえるなら良いのですが、たらい回しにされたり、時間がかかってしまうと、お客さんは疲れてしまいます。
かといって、担当者ごとに連絡先を変更した会社案内を制作するのも費用と管理が大変なことになるので、空欄を設けておき、担当者ごとに名前と連絡先を記入できるようにしておくと、とても親切な会社案内になります。
とにかく、お客さんに面倒な思いをさせないように工夫しましょう。
会社案内の構成方法
さて、ここまでで、会社案内に盛り込むべき要素がなんとなくは理解していただいたと思いますが、もちろんこれだけでは会社案内を作ることはできませんよね。
ということで、この章では最も一般的な会社案内の構成方法をお伝えしていきたいと思います。
ですので、この構成を参考にご自身でカスタムしていただければと思います。
会社案内は基本的には、冊子型の製本になりますので、偶数のページ数になります。
先ほど例に挙げたオフィスチェアを製造・販売している会社で、導入してもらえる企業に向けての営業時に使用する、会社案内を例として順番に説明していきます。
A4サイズの縦使いを想定して1ページづつ説明します。
ここで紹介する資料はあくまでも例の一つで、この記事のために制作したものなので、細かな内容は省いています。
会社案内は企業の資産となる重要な資料です。
その資料の顔となる表紙デザインもまた重要な意味を持ちますので、企業カラーや事業内容に合ったデザインを心がけましょう。
1ページ目では、購入者にどんな未来を提供しているのかを端的に伝えて、興味がひけるように、あらゆるメッセージを考えます。いわゆるキャッチコピーです。
気を付けなければいけないのは、ここであまり説明的にならないこと。あくまでも先を読みたくなる、期待感を与えるページとする必要があります。
オフィスチェアのコンセプトを伝え、なぜ、そのコンセプトになったのかも伝えることで、説得力が増します。
また、商品ができた背景なども伝えます。
もしも悩みが顕在化されていない状況でしたら、ここで悩みを顕在化させることも効果的です。
例えば座った時の姿勢の悪さから、様々な健康リスクかある、というのでしたら、ここでそのことを伝え、お客さんにオフィスチェアを検討するきっか与えるようにしましょう。
【3、4ページ目】
本製品を導入した際のお客さんにとってのメリットと商品についての説明を伝えていきます。
見開きページでは大胆なレイアウトも可能です。
商品の説明やお客さんのメリットについて伝えたら、信頼を得るために、実績やお客さんの声などを記載しましょう。
その他にも、受賞歴や沿革や、この商品に対する想いを伝えることで、より商品の価値を高める会社案内になります。
会社概要を伝えていきます。
営業ツールとしての活用であれば、会社概要はあくまでも補足的な意味で捉えておいてください。
会社がどれだけ信用価値があっても商品の魅力が伝わらなければ商品を買ってもらえません。
そういった意味でも会社概要は、信用してもらうための根拠として、最後の方に記載することをオススメしています。
そして一番最後には連絡先を明記してお客さんを迷わせないようにしましょう。
表紙と調和したデザインで、URLや住所、電話番号などの基本的な情報を記載します。
以上、会社案内の構成方法を順番に説明しました。
もしかしたら、想像していたものと随分違うかもしれませんが、会社案内でもプレゼン資料でも、営業資料でも、ラブレターでも自分本位なメッセージは嫌われてしまいます。
あくまでもお客さんの立場に立って、自分がお客さんだったらどんな資料を読みたくなるか考えて、制作してみましょう！
会社案内を制作するとき、大切なのは構成方法などの中身だけではありません。
デザインも大切な要素となりますのでデザインについて知りたい方はこちら↓↓↓
会社紹介資料を外注する場合の注意点
ここまで、自社の会社案内をパワーポイントで作ることの利点、実際に作る際の手順などについて確認してきました。
自分の思い通りに作ることができそうな半面、「意外に大変だな…」「外注した方が早そうだな…」と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか !?
ここでは、会社紹介資料を外注する場合に気をつけた方がいい点をご紹介します。
注意点①デザインの実績を確認しておく
制作会社にも、得意なジャンルのデザイン、苦手なジャンルのデザインがあります。また、担当者の好みの問題もあるでしょう。
ほとんどの会社案内制作会社は、制作実績をホームページ上で公開しています。いくつか見比べてみると、「ここはいい雰囲気の事例が多いな」「ここの作品はちょっとうちの社風とは違うかな」というように、違いがなんとなく見えてくるはずです。
自社のイメージする会社案内を作ってくれそうだな、と感じる会社数社に連絡して、見積もりを取りましょう。
注意点②訴求したい内容を的確に伝える>/h3>
会社案内を通じて訴求したい内容は、的確に伝えましょう。
「会社案内をたくさん作っている会社なのだから、言わなくてもわかるはず」は通用しません。
何を訴えたいのか、何は控えめでも大丈夫なのか、はっきりと言葉にして営業担当に伝えることが、満足いく会社案内づくりの第一歩です。
注意点③複数社から提案を受ける
注意点①でも述べたように、制作事例などから会社を選び、問い合わせをしましょう。その際、必ず複数の会社から提案を受けるようにしましょう。
比較することで「A社の提案内容には〇〇があるけど、B社の提案内容にはそれがない。」「C社の△△と、D社の××両方が入った提案があれば最高なのに」というように、それぞれの違いが明らかになってきます。
会社案内をよりいいものにするためにも、複数社から提案を受けましょう。
会社案内資料をパワーポイントで作るメリットは豊富
ここまで、パワーポイントで会社案内を作る手順、外注する場合の注意点について述べてきました。自社内でカスタムしながら、パワーポイントで制作するのも、外注で制作するのも、それぞれメリットデメリットがあり、どちらがいいと一概にはいえません。
ただ、目的に合わせた会社案内が、採用活動や商談の上で大きくプラスにはたらくことはこれまで見てきた通りです。会社案内はパワーポイントでも簡単に作れますので、一度挑戦してみてはいかがでしょうか。
監修者
＜略歴＞
武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
⇒主な制作事例はこちら
