資料作成には多くのスキルが必要で、どこから手をつければよいかわからない、時間がかかりすぎるなどの悩みを持つ人も多いでしょう。
この記事では、資料作成に苦手意識を持つ理由を解説し、克服するための具体的な方法を紹介します。
また、どうしても資料作成が苦手な方に向けて、プロの代行サービスの利用についても触れ、最適な解決策を提供します。
目次
資料作成に向いていないと感じる理由
資料作成に向いていないと感じる人は少なくありません。
多くの人が資料作成に対して苦手意識を持つ理由には、さまざまな要因があります。
ここでは、以下の8つの具体的な理由を挙げ、それぞれの特徴について詳しく説明します。
- ・どこから始めていいかわからない
- ・作成に時間がかかりがち
- ・上司に相談しにくい
- ・資料作成の目的が分からない
- ・資料の聞き手への理解不足
- ・資料の全体像をイメージしづらい
- ・資料の構成の基礎を知らない
- ・デザインが苦手
どこから始めていいかわからない
資料作成を始める際、多くの人が最初に直面するのは「何から手を付けていいかわからない」という問題です。
たとえば、プレゼンテーションの資料を作成する時に、一気にパワーポイントを開いてしまうことがあります。
しかし、画面を前にしても次のステップが見えなければ、焦りや不安が生じ、作業は停滞してしまいます。
このように、計画なしに作業を始めると、結果的に資料作成に対する苦手意識が強まることが多いのです。
それを防ぐためにも、具体的なアウトラインを作成することが、スムーズな資料作成の第一歩です。
作成に時間がかかりがち
資料作成に多くの時間がかかってしまうことは、多くの人が抱える問題かもしれません。
とくに、PCや専用ツールに不慣れな方や、計画的にシナリオを練ることが苦手な方にはよくあることです。
これにより、作業は遅れがちになり、結果として残業が増えたり、他の業務に支障をきたしたりすることも少なくありません。
この状況を改善するには、ツールの使用方法を事前に学習し、作業の前にはしっかりとした計画を立てることが効果的です。
具体的な計画をもって作業に取り組むことで、スムーズに資料が完成し、時間のロスを大幅に削減できるでしょう。
関連記事：資料作成に時間をかけすぎてしまう理由と効率アップのコツを解説
上司に相談しにくい
資料作成において、上司に相談することが難しいと感じる人は少なくありません。
この状況は、過去に資料の内容や構成について厳しい指摘を受けた経験が影響していることが多いです。
たとえば「この資料は何を伝えたいのか」「もっと整理して」といったコメントを受けると、自信を失いがちです。
これが積み重なると、次第に上司に相談すること自体を避けるようになり、資料作成の苦手意識がさらに強まってしまいます。
この問題を解決するには、具体的なフィードバックを求め、事前に意見を交わすことで、相談へのハードルを下げることができるでしょう。
資料作成の目的が分からない
資料作成がうまくいかない主な理由として、目的がはっきりしないという点が挙げられます。
多くの人がこの問題に直面しており、パワーポイントを開いたものの、何をどう伝えるべきかが定まらず、手が止まってしまいます。
これが原因で、情報の過不足が生じ、話が散らかってしまい、結論が見えにくくなってしまうのです。
また、目的が曖昧なために装飾に時間をかけすぎ、本来の目的から逸れてしまうことも少なくありません。
効果的な資料作成のためには、作業を始める前にしっかりと目的を定めることが不可欠です。
資料の聞き手への理解不足
資料作成において聞き手を理解できていないと、伝えたいメッセージが届きません。
資料が自己中心的になりがちなのは、聞き手がどのように情報を受け取るかを作成者が考慮せず、自分の知識や思考に基づいて内容をまとめてしまうためです。
これでは、聞き手にとって重要なポイントが抜け落ちたり、逆に不要な情報が多く含まれたりします。
資料を作る際は、聞き手の背景やニーズを理解し、それに基づいて情報を選定し構成することが大切です。
この点を意識することにより、資料の受け取り手が本当に求めている情報を効果的に伝えることができるでしょう。
資料の全体像をイメージしづらい
多くの人が資料作成でつまずく大きな理由は、全体像を事前に描けないことです。
これが原因で、情報がただ羅列されているだけの支離滅裂な資料ができあがってしまいます。
そのため、資料を作る前に「誰に」「何を」「どのように伝えるか」を明確にし、「どの順番で情報を配置するか」を計画することが不可欠です。
綿密に計画を立てることにより、資料の全体構造が見え、受け手が理解しやすいコンテンツを作成することが可能です。
資料の全体像をしっかりと描くことで、伝えたいメッセージが明確に伝わる資料を作成できるでしょう。
資料の構成の基礎を知らない
資料作成でよく見られる問題の1つに、構成の基礎を理解していないことが多いです。
これは、メッセージの線が不明瞭で、スライドごとの内容が連続性を持たず、単なる情報の羅列になってしまう原因です。
とくに、初心者は空きスペースを埋めるために無関係なアイコンを挿入したり、本質的なメッセージよりも視覚的な装飾に時間を費やす傾向があります。
資料を作成する際は、各スライドがどのような役割を果たすのかを事前に計画し、メッセージの流れが自然になるように構成することが重要です。
この基本を押さえることで、より伝わる資料を作成できます。
デザインが苦手
多くの資料作成者がデザイン面で困難を感じることは一般的です。
デザインの基本原則に不慣れな場合、スライドは不揃いな図形、過剰な色使い、そして無駄に多い文字で埋め尽くされがちです。
この結果、視覚的な雑多さが内容の理解を邪魔してしまい、プレゼンテーションの効果を大幅に損ないます。
デザインが苦手なら、まずはシンプルさを心掛けることが重要です。
基本的な色の組み合わせ、空白の利用、そして情報のハイライトに焦点を当てることで、資料のクオリティを飛躍的に向上させられます。
資料作成への苦手意識を取り除くコツ
資料作成に対する苦手意識を克服するためには、基本的なポイントを押さえることが重要です。
ここでは、資料作成が苦手な方でも実践できる具体的な方法を紹介します。
以下の5つのコツの中から自分に合った方法を1つずつ試してみてください。
- ・まずは資料作成の目的と目標を決める
- ・全体の構造から考える
- ・周囲からのアドバイスを積極的に求める
- ・デザインの基礎を学ぶ
- ・優れた資料に目を通す
①まずは資料作成の目的と目標を決める
資料作成の第一歩は、目的と目標を明確に設定することです。
多くの人が資料作成に苦手意識を持つ理由の1つは、この設定が曖昧なまま作業を始めてしまうからです。
ビジネス資料の目的は、読み手に具体的なアクションを取ってもらうことにあります。
たとえば、提案書の場合、ゴールは「読み手が提案を採択する」ことです。
そのためには「誰に」「どんなアクションを取ってもらいたいのか」を具体的にイメージすることが大切です。
目的を明確にすることで、資料全体の方向性が定まり、その後の意思決定や作業もスムーズに進められます。
②全体の構造から考える
資料作成に取り掛かる前に、まず全体の構造を考えることが大切です。いきなりスライド作成に入るのは避け、まずは全体のシナリオを手書きやワードなどで整理しましょう。
これにより、情報の抜け漏れや論理の破綻を防げます。
たとえば、目的やゴールに沿った内容を洗い出し、それぞれの項目がどのようにつながるかを明確にします。
この段階で全体の流れを確認することで、後々の修正や再作成の手間を大幅に減らすことが可能です。
結果として、効率的で一貫性のある資料を作成することができるのです。
③周囲からのアドバイスを積極的に求める
資料作成が苦手な場合、途中段階で上司や同僚からのフィードバックを積極的に求めましょう。
初心者は、1人で最後まで作成しようとせず、「目的とゴールの設定」「全体構成」「スライドの数枚作成」など各段階で確認を受けてください。
これにより、大量の修正が発生するリスクを減らし、精神的な負担も軽減されます。
また、フィードバックを受けることで、新たな視点や改善点を発見でき、資料の質が向上します。
ただし、フィードバックを受ける際には、指摘内容をしっかり記録し、同じミスを繰り返さないように注意することが大切です。
上司の時間を無駄にしないためにも、一度受けたフィードバックを活かして次回に役立てるよう努めましょう。
④デザインの基礎を学ぶ
資料作成においてデザインは情報伝達の効果を大きく左右します。
とくに、PowerPointなどのプレゼンテーションツールを使用する際には、デザインの基礎を理解しておくことが不可欠です。
効果的なデザインには、視覚的にわかりやすいフォントの選択、調和の取れた配色、そしてオブジェクトの適切な配置が含まれます。
これらの要素は受け手の理解を助け、メッセージの受け取りやすさを向上させます。
はじめは基本的なデザインルールから学び、徐々に応用を加えていくことで、資料作成のスキルが向上し、作成時間も短縮されるでしょう。
正しいデザインの知識を身につけることで、一貫性と専門性をもった資料を作成できます。
⑤優れた資料に目を通す
資料作成の技術を向上させるためには、優れた資料の例を積極的に参照することが効果的です。
とくに、業界内で評価されている報告書や成功したプロジェクトの企画書など、成果を出している資料を見ることで、その構成やデザイン、情報の提示方法を学べます。
これらの資料を見る際には、単に内容を確認するだけでなく「なぜこの構成が効果的なのか」「どのようなビジュアルが使われているのか」など、具体的な要素を分析することが重要です。
異なるスタイルを理解することで、自身の資料作成スキルの幅を広げることができるでしょう。
資料作成が上手い人の特徴
資料作成が上手な人は、特定の特徴を持っています。
これらの特徴は、単にスキルだけでなく、資料作成のプロセス全体に対する深い理解と準備の結果です。
上手い人は目的を明確にし、聴き手を意識し、効率的かつ効果的な資料を作成するためのツールと技術を駆使しています。
ここでは、資料作成が上手い人の具体的な9つの特徴を詳しく紹介します。
- ・資料作成のゴールが明確になっている
- ・聴き手に対しての理解が深い
- ・資料を使う場面を想定している
- ・ツールの機能を熟知している
- ・簡潔な文章で物事を伝えられる
- ・デザインの形式を守っている
- ・資料構成の精度が高い
- ・引用・出典・データを適切に用いられる
- ・最終チェックに時間をかけている
資料作成のゴールが明確になっている
資料作成における成功のカギは、ゴールを明確に設定することです。
良い資料は、最初に設定された目標に基づいて構築されます。
たとえば「初対面の相手に良い印象を残す」「経営層へのプレゼンテーションを成功させる」「または提案が承認されること」など目的は多岐にわたります。
これらのゴールを視野に入れることで、資料作成過程が迷いなく進行し、無駄な装飾に時間を費やすことなく、本質的な内容に集中できるでしょう。
したがって、効果的な資料作成は、明確な目標設定から始まります。
聴き手に対しての理解が深い
資料を作成する上で最も重要なのは、聴き手に対する深い理解です。
良い資料は、誰がいつどんな情報を必要としているかを正確に把握し、そのニーズに応じた内容を提供するものです。
たとえば、決裁者に向けた資料では、意思決定に必要な要点を簡潔にまとめることが求められます。
また、技術的な内容を扱う際は、専門用語を避け、すべての聴き手が理解できるよう配慮することが不可欠です。
このように聴き手の立場や背景を考慮して資料を作成することで、伝えたいメッセージが正確に伝わり、期待される結果を引き出せます。
資料を使う場面を想定している
資料作成が上手い人は、資料を使用する具体的な場面を明確に想定しています。
たとえば、提出のみの場合は口頭での説明がないため、文書内での詳細な説明が必要です。
対面商談では、大型モニターを使用しながら説明を加えるため、資料のテキストは簡潔にし、視認性を高めることが求められます。
また、オンライン商談では画面共有を通じて資料が提示されるため、文字の大きさや情報の密度を適切に調整することが重要です。
このように、資料を作成する際には、使用環境と目的に合わせたカスタマイズが成功のカギを握っています。
これにより、資料は目的を達成しやすくなり、より効果的なコミュニケーションツールとして機能するのです。
ツールの機能を熟知している
使用するツールの機能を深く理解している方は資料作成が上手いです。
たとえば、PowerPointやGoogleスライドなどのプレゼンテーションソフトウェアには、情報を効果的に伝えるための多様な機能が備わっています。
これらのツールを駆使することで、視覚的に魅力的で理解しやすい資料を作成することが可能です。
グラフや図表を用いることで複雑なデータを簡潔に示し、メッセージを明確に伝えられます。
また、正確な配置や整列、適切な余白の使用は、資料の読みやすさを大きく向上させます。
簡潔な文章で物事を伝えられる
資料作成において簡潔な文章は、情報の効率的な伝達に不可欠です。
長い文章や複雑な語句は、聴き手の理解を妨げ、メッセージの受け取りを難しくします。
そのため、伝えたい内容を短いフレーズに凝縮し、不要な語句を省くことが重要です。
たとえば「当社の製品は、市場で最も効率的かつ経済的な解決策を提供します」という文は、「当社の製品は市場で最も効率的でコスト効果が高い」と簡略化できます。
このように、重要なポイントを強調し、聴き手が必要とする情報だけを提供することで、資料の明瞭性と影響力を高めることが可能です。
デザインの形式を守っている
効果的な資料作成において、デザインの一貫性は重要です。
上手な資料作成者は、情報をクリアに伝達するために、事前に設計されたテンプレートを使用します。
これにより、各ページが整然としており、視覚的な混乱を避けられます。
また、タイトル、本文、画像、そしてページ番号を含む必要な要素が適切に配置されているテンプレートを活用します。
この方法は、必要な情報だけを提供し、余計な装飾を排除することで、受け手の注意を散漫にさせず、重要なポイントに集中させることが可能です。
整理された形式は、受け手にとって理解しやすく、情報の吸収を助けるため効果的です。
資料構成の精度が高い
資料作成が上手な人は、内容の精度と構成に注意を払います。
上手な人は情報が明確で、必要な点を効果的に伝えることができるよう、スライドやドキュメントの順序を緻密に計画します。
たとえば、背景説明から始め、問題点を提示し、解決策を提案し、最後に効果予測や次のステップを示すという流れです。
これにより、受け手は情報を論理的に追うことができ、理解と記憶の促進が期待できます。
また、見出しやキーポイントは視覚的に強調され、重要な情報が一目でわかるように構成されています。
引用・出典・データを適切に用いられる
資料作成において、引用、出典、データの適切な使用は、内容の信頼性を高めるために不可欠です。
効果的な資料では、サポート情報としてのデータや引用が、議論の根拠として明確に示されます。
これにより、提示された情報に対する読者の信頼が形成されるのです。
たとえば、市場動向を説明する際に最新の業界レポートからのデータを引用し、出典を正確に記載することで、データの正確性と現在性を読者に保証します。
これは、単なる主張ではなく、検証可能な事実に基づいた情報提供となり、資料の説得力を大幅に向上させます。
最終チェックに時間をかけている
資料作成が上手い人は、最終チェックに時間をかけることが当たり前です。
提出前の綿密なチェックを通じて、誤字脱字、情報の正確性、整合性を徹底的に検証します。
また、データの引用や出典が適切に行われているかも重視し、不正確な情報が含まれていないかを確認します。
このプロセスは、資料が受け手にとって理解しやすく、信頼できる情報源となるようにするために不可欠です。
具体的には、印刷やディスプレイでの見栄えをチェックし、視覚的な要素が適切に配置されているかを評価することも含まれます。
どうしても資料作成苦手なら資料作成代行へ
資料作成に苦手意識がある場合、プロの資料作成代行サービスの利用を検討することが1つの解決策です。
代行サービスは、クオリティの高い資料を迅速に提供し、あなたが本来集中すべき業務に時間を割くことを可能にします。
資料作成専門のプロは、目的に応じた効果的なデザインと構成で資料を作成し、必要に応じて客観的なフィードバックや新たな視点をもたらすことで、資料の質をさらに高めることが可能です。
これにより、プレゼンテーションや会議での成果が大幅に向上し、時間と労力の節約にもつながります。
資料作成に自信がない場合は、このようなサービスを活用して、プロフェッショナルな資料を手に入れましょう。
資料作成が向いてない場合はプロに頼りましょう
資料作成は多くの人にとって難しい課題ですが、適切な方法と心構えを持つことで、誰もが効果的な資料を作成できます。
また、どうしても資料作成が苦手な場合は、専門の代行サービスを利用することも有効な解決策です。
重要なのは、一歩ずつ確実にスキルアップを図り、自信を持って資料作成に取り組むことです。
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弊社は、プレゼン資料や営業資料の制作代行を請け負っております。
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監修者
＜略歴＞
武蔵野美術大学卒業後、東京都港区赤坂の設計事務所にてプレゼンテーション業務に従事。数億円のオフィスビルから数百億円の都市開発事業などの提案書およびプレゼンテーション資料の作成を手がける。
2016年より会社を設立し、２０１８年よりマーケティング、セールスライティングを取り入れたプレゼンテーション資料制作、コンサルティング事業を開始。
現在はプレゼンテーション資料を中心に広告やチラシ、営業資料などの様々な資料を手がけ、資料制作講座も開き、資料制作の方法なども伝えている。
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